Was stellen Sie sich unter dem Begriff Vorschlagswesen vor? Vorschlagswesen oder Ideenmanagement ist innerhalb Ihres Unternehmens ein bedeutender Punkt. Es geht hierbei um eine Art der Ideenfindung, welche es allen Mitgliedern Ihres Unternehmens ermöglicht, Vorschläge zu Verbesserungen oder betrieblichen Abläufen einzubringen.
Aufgrund der verbesserten Technik und der vermehrten Möglichkeiten, Informationen zu generieren und zu duplizieren, verfügen viele Unternehmen über ein sog. Knowledge-Management-Framework. Dies ist nichts anderes als ein Wissensmanagement-System, welches dem Unternehmen hilft, die Inhalte in Form gesammelter Ideen und Verbesserungsvorschlägen zu organisieren. Wir zeigen Ihnen, welche Bereiche das Ideenmanagement umfasst, worauf Sie bei der Umsetzung achten sollten und wie Sie die Ideenfindung mit Falcon gezielt in Ihrem Unternehmensprozess einbauen können.
Was ist Vorschlagswesen?
Das betriebliche Vorschlagswesen ermöglicht es Ihnen, Ihre Mitarbeiter an der Ideenfindung zur Optimierung Ihres Unternehmensprofils zu beteiligen. Um die Vorschläge aufzunehmen, können verschiedene Mittel zum Einsatz kommen. Je nach Betrieb können Sie auf Feedbackbögen, Umfrage-Tools, o.Ä. zurückgreifen. Im Gesamten umfasst das betriebliche Vorschlagswesen jede Idee, die dazu dient, Abläufe zu optimieren, Ressourcen zu sparen oder den gesamten innerbetrieblichen Prozess zu optimieren.
Was bringt das betriebliche Vorschlagswesen und wofür wird es eingesetzt?
Zum Einen sorgt das Ideenmanagement in Ihrem Unternehmen innerhalb der Mitarbeiterschaft für gesteigerte Motivation und bestärkt die Arbeitnehmer darin, ein bedeutender, wenn nicht sogar der wichtigste Teil des Unternehmens zu sein. Nutzen Sie dieses Wissen für die kontinuierliche Entwicklung Ihres Unternehmens! Kollegen und Kolleginnen, welche am Prozess maßgeblich beteiligt sind und tagtäglich in und mit Ihm arbeiten, haben oftmals eine andere Sicht auf die Dinge als die Führungsebene und machen in der Regel sinnvolle Verbesserungsvorschläge. Zum Anderen generieren Sie auf diesem Weg praxisnahe Ideen, welche einen höheren Bezug zu Ihren Unternehmenszielen haben. Dies fällt den Mitarbeitenden in der Regel deutlich leichter als dem Management. Hinzu kommt ein geringerer finanzieller Aufwand und eine gesteigerte Unternehmensbindung der Mitarbeitenden. Sie können Zeitfenster durch Wissensmanagement effektiv schließen und generieren wertvolle betriebliche Optimierungsvorschläge.
Der Einsatz des betrieblichen Ideenmanagements kann in vielen, fast allen Bereichen des Unternehmens stattfinden. Wichtig ist hierbei, dass Sie vorab eine klare Eingrenzung des Bereichs vornehmen, in dem Sie Wissen generieren möchten. Häufig werden Verbesserungsideen in der Produkt- oder Prozessoptimierung gesucht, da besonders in diesem Bereich fast immer Verbesserungspotential besteht, welches enorme Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg hat und Nutzen für die gesamte Organisation generiert. Vorschläge zur Ressourcenverwaltung, Einteilung oder Einsparung können Ihrem Unternehmen ebenfalls erhebliche Vorteile verschaffen. Befinden Sie sich in einer besonders wettbewerbsstarken Branche, so ist die Steuerung Ihrer internen Abläufe ebenfalls ein bedeutsamer Punkt, welcher durch das Wissen Ihrer Mitarbeiter optimiert werden kann. Durch die optimale Planung und Steuerung Ihrer betrieblichen Abläufe können Sie Wettbewerbern einen Schritt voraus sein und Ihren Unternehmenserfolg erhöhen.
Welche Schwierigkeiten können sich durch die Einbindung der Mitarbeitenden ergeben?
Es ist wichtig, dass Sie einen sinnvollen Prozess im betrieblichen Ideenmanagement erarbeiten, um Ihr Vorschlagswesen effektiv innerhalb des Unternehmens umsetzen zu können. Jedoch können durch die Einbindung der Mitarbeiter einige Schwierigkeiten entstehen, welche es bereits bei der Prozessgestaltung zu berücksichtigen gilt, um diese so gering wie möglich zu halten oder gar zu verhindern. Meist entstehen Probleme nicht bei der Aufnahme der Ideen, sondern erst im folgenden Schritt, wenn das Management versucht, die Ideen der Arbeitnehmer umzusetzen. Mitarbeiter können an Motivation verlieren, wenn sie sehen, dass der Umsetzungsprozess nicht funktioniert und die Realisierung stockt. Deshalb ist die richtige Software für Ihr betriebliches Ideenmanagement enorm wichtig. Zudem stehen die Arbeitnehmer oft vor einer Blockade, da sie die bestehenden betrieblichen Abläufe bereits gewohnt sind und es ihnen schwer fällt, “Out of the box” zu denken. Hier können Sie aus der Management Perspektive Anreize geben oder bestimmte Bereiche wie Sales, Produktion, etc. in den Raum werfen. Stellen Sie sicher, dass Sie ein geeignetes Tool zur Aufnahme und Auswertung der einzelnen Ideen der Mitarbeitenden haben, um den organisatorischen Aufwand des Vorschlagswesens gering und zeitsparend zu halten.
Wie organisieren Sie effektives betriebliches Ideenmanagement?
Die Organisation ist das A und O im Vorschlagswesen. Hier sorgen Sie dafür, das keine Ideen der Mitarbeitenden unter den Tisch fallen und alle Vorschläge zur Verbesserung aufgenommen werden. Holen Sie sich hierbei Unterstützung, um eingegangene Ideen der Mitarbeitenden zeitnah zuordnen und auswerten zu können. Es ist wichtig, dass Sie vorab alle teilnehmenden Mitarbeiter im Unternehmen informieren und ggf. Abgrenzungen hinsichtlich der Bereiche und des Zeitraums der Ideenaufnahme kommunizieren. Für die Entgegennahme der Verbesserungsvorschläge können Sie verschiedene Methoden nutzen. Meist wird jedoch mit internen virtuellen Programmen gearbeitet, welche die Auswertung, Entwicklung und Umsetzung einer Idee enorm vereinfachen. Übergreifend können Sie sich bei der Organisation an folgende drei Schritte halten:
1. Erfassung
Hier erfolgt die Dateneingabe. Informationen werden gesammelt und einheitlich wiedergegeben.
2. Organisation
Die Ideen werden gefiltert, kategorisiert und entsprechenden Bereichen zugeordnet.
3. Umsetzung
Die Vorschläge werden verfeinert und in eine zeitliche Struktur gebracht. Eckdaten wie Kick off, Dauer, Teilnehmer und Budget werden festgelegt und die Umsetzung eingeleitet.
Vorschlagswesen mit Falcon
Durch das Potential der von Mitarbeitern vorgeschlagenen Ideen, können Sie sich erhebliche Wettbewerbsvorteile sichern. Der Prozess des Vorschlagswesens muss allerdings optimal in Ihr Unternehmen integriert werden, um zu effektiven Ergebnissen zu führen und jede Idee aufnehmen zu können. Falcon bietet Ihnen eine optimale Lösung und begleitet Sie von der Ideenfindung bis zur Umsetzung und somit zur Verbesserung Ihrer Unternehmensstrategie.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie in 5 Schritten mit Falcon zu einem erfolgreichen Vorschlagswesen gelangen:
Wir zeigen Ihnen, wie Sie in 5 Schritten mit Falcon zu einem erfolgreichen Vorschlagswesen gelangen:
Schritt 1: Einreichungsphase leicht gestalten
Der wichtigste Schritt des gesamten Prozesses, ist die Einreichung der Ideen bzw. der Verbesserungsvorschläge. Hier können Sie in Falcon ganz einfach ein Programm für Ihre Mitarbeiter anlegen, welches in einzelne Pakete, wie Vertrieb, Produktion, Nachhaltigkeit, o.ä. untergliedert wird. Nun legen Sie Ihre Mitarbeiter an, sodass diese in den entsprechenden Kategorien arbeiten können. Hier ist es Ihnen möglich, für jeden Mitarbeiter individuell Bereiche freizugeben oder zu sperren.
Schritt 2: Umsetzbarkeit der Ziele greifbar machen
Hier legen Sie eine geeignete KPI-Struktur fest, um Ideen und Vorschläge in Ihrer Dauer oder im Aufwand entsprechend bewerten und einschätzen zu können. Ideengeber können hier festlegen, auf welche Bereiche die Idee einzahlt. In Falcon können Sie hier ganz leicht GuV-Konstrukte einsetzen und durch entsprechende KPIs ersetzen.
Schritt 3: Status als Standard anlegen:
Anschließend an die Ideeneinreichung entsteht oft ein langer Weg bis zur Realisierung. Gestartete Projekte bleiben oft liegen oder verlaufen sich. Dies wird durch die Festlegung von Arbeitsabläufen und jeweiligen Phasen in Falcon verhindert. Legen Sie einen Ablauf für Ihren Vorschlagsprozess fest. Es ist leicht ersichtlich in welcher Phase sich die Umsetzung befindet. So kann die Realisierung der jeweiligen Idee schnell wieder aufgegriffen werden.
Schritt 4: Kickoff, Reportingzyklus und Reporting!
Die Weiterentwicklung und Ausarbeitung von Ideen ist ein wesentlicher Bestandteil des Vorschlagswesens. Schaffen Sie hierfür einen Kickoff, welcher alle Teilnehmer abholt und die Arbeit im System definiert. Der entstandene Projektzyklus hilft Ihrem Team dabei routiniert zu arbeiten. Werden alle Ideen in Falcon aufgenommen und festgehalten, können Sie ein erfolgreiches Reporting mit nur einem Klick durchführen.
Schritt 5: Konstante Arbeit im Zyklus
Sie haben alle wichtigen Bestandteile für den Vorschlagwesensprozess etabliert. Nun muss dieser Prozess beibehalten und stetig weitergeführt werden. Die Idee wird zu einer Maßnahme und kann per Drag’n Drop in ein umsetzungsorientiertes Programm geschoben werden.
Die Durchführung dieser Schritte ermöglicht Ihnen, mit Falcon als Software für Ihr Ideenmanagement im Unternehmen effektiv Vorschläge zu generieren und zu realisieren.
Anhand dieses Beitrags konnten Sie vertiefte Einblicke in das Ideenmanagement gewinnen sowie in die Fragestellung, weshalb der Einsatz sinnvoll ist und wie Sie mit Falcon effektives Ideenmanagement betreiben können.
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