Hat Ihr Unternehmen Transformationsbedarf? Eine Cost Breakdown Analyse (engl. cost breakdown analysis) ist eine Aufschlüsselung aller anfallenden Aufwände, die im Zusammenhang mit einem Produkt oder einer Dienstleistung entstehen. In diesem Blogbeitrag erklären wir Ihnen anhand eines Beispiels, wie so eine Analyse funktionieren kann!
Warum ist die Analyse so wichtig?
Die Cost Breakdown Analyse gliedert die Aufwände eines bestimmten Produkts oder einer Dienstleistung in ihre verschiedenen Komponenten, die Aufwandtreiber, auf. Ziel ist es, die Treiber zu verstehen und beeinflussbar zu machen, um langfristig die Aufwände auf dem gewünschten Niveau halten zu können. Cost Breakdowns als strategisches Werkzeug zu etablieren, kann Unternehmen viel Geld einsparen. Durch die detaillierte Kostenaufschlüsselung ermöglicht sie neben der hohen Transparenz die Identifikation neuer Potenziale. So können Treiber und Ausreißer sofort identifiziert und vermieden werden. Frei werdende Liquidität dient natürlich nicht nur als Puffer, sondern kann reinvestiert werden - darin liegt das größte Potential der Cost Breakdown Analysis!
Wichtig: Unterscheiden Sie beim Cost Management grundsätzlich zwischen Aufwand und Kosten! Der Aufwand beinhaltet den Wert aller verbrauchten Güter und Dienstleistungen eines Unternehmens. Ein Beispiel wären die Gehälter der Mitarbeiter oder die Rechnung der Lieferanten. Kosten hingegen bezeichnet man als “betriebszweckbezogener Güterverzehr”. Das bedeutet, dass der Güterverzehr mit dem Unternehmenszweck in Verbindung stehen muss. Nicht jeder Aufwand stellt folglich Kosten dar, umgekehrt zählen aber Kosten immer zu Aufwendungen.
Nicht jeder Cost Breakdown funktioniert immer gleich, denn die jeweilige Aufwandsstruktur bedingt die Analyse maßgeblich. Doch gibt es ein Basisvorgehen, welches wir Ihnen nun runtergebrochen vorstellen möchten. Eine etwas detailliertere Beschreibung finden Sie in der folgenden PDF-Ressource - komplett kostenlose von uns für Sie!
Das Cost-Breakdown-Analyse-Basisvorgehen:
Step 1: Aufwände splitten
Teilen Sie die alle angefallenen Aufwände (z.B. eines Jahrs oder Quartals) in die Hauptaufwandarten auf. Bei produzierenden Unternehmen sind es in der Regel Aufwände für Materialien, Personal, Herstellung, Logistik, Overhead und sonstige Aufwände. Ein Softwarehersteller würde vielleicht Server und Lizenzen ergänzen.
Eine gute Darstellungsform ist in jedem Fall die EBITDA-Brücke (auch Wassserfallchart genannt). Denn sie zeigt auf einen Blick welcher Treiber ein echter Umsatzfresser ist.
Wichtig: Versuchen Sie nicht mehr als 6 bis 8 Hauptaufwändegruppen zu erstellen. Sollte eine Sammelposition entstehen (z.B. sonstige Aufwände) sollte sie maximal ein Fünftel der Gesamtaufwände ausmachen.
Step 2: Verlauf über die Zeit darstellen
Der Verlauf der Aufwände über die Zeit ist oftmals der wichtigste Schritt, denn er zeigt Ihnen, ob – im Verhältnis zum Umsatz – Aufwände überproportional steigen. Und hier liegt der Hase im Pfeffer, denn die Relation zum Einkommen sollten Sie immer fest im Blick haben.
Eine gute Darstellungsform bringt alle Komponenten zusammen. Beliebt sind auch Aufteilungen in fixe und variable Aufwände oder Pareto-Darstellungen. Doch egal welche Darstellungsform Sie während Ihrer Analysis bevorzugen, versuchen Sie die Analyse zu interpretieren und zu erklären. Denn der Anstieg eines Aufwandstreibers (hier z.B. der Materialaufwand) muss sich immer erklären lassen!
Step 3: Wettbewerbsvergleich
Natürlich gilt es auch den Wettbewerb im Blick zu halten. Gerade bei Aufwänden ist die Datenverfügbarkeit über den Bundesanzeiger und Co. meist recht aufschlussreich. Versuchen Sie eine möglichst repräsentative Gruppe an Wettbewerbern und einen Vergleich für jeden Ihrer Kostentreiber (in absoluten Werten und in Relation zum Umsatz oder EBITDA) zu erstellen.
Step 4: Maßnahmenpotential ableiten
Mit den gewonnenen Erkenntnissen fallen in der Regel relativ schnell Maßnahmenideen an. Versuchen Sie die Maßnahmenideen grob zu beschreiben und ordnen Sie Ihnen einen groben Effekt zu. Wenn Sie z.B. gemerkt haben, dass der Materialaufwand gestiegen ist, da der veraltete Maschinenpark einen hohen Ausschussanteil mit sich bringt, könnten Sie grob bestimmen, welcher Materialaufwand mit neuen Maschinen möglich wäre und einen kleine Investitionsrechnung anstoßen.
Häufige Maßnahmen
Es gibt ein fülle an Maßnahmen die im Rahmen einer Cost Breakdown Analyse entwickelt werden können. Doch gibt es echte Evergreens, die immer wieder auftauchen:
- Overheadreduktion
- Materialaufwandsreduktion
- Personalaufwandsreduktion
Mehr Informationen zu diesen Maßnahmen und mehr zur Cost-Breakdown Analyse (Cost breakdwon Analysis) finden Sie komprimiert in der folgenden Ressource. Laden Sie sich Ihren Leitfaden als PDF jetzt kostenlos herunter!
Nachdem Sie sich mit der Cost Breakdown Analyse beschäftigt haben, könnte Sie dieser Beitrag zu den Nachteilen von Excel als Projektmanagement-Software interessieren!
