Was ist der Unterschied zwischen einem PMO und einem EPMO ?

Worum geht es in diesem Artikel?

Wenn Sie unseren Blog und unsere zahlreichen Artikel zu Projektportfoliomanagement Themen und dem PMO bereits kennen, müssen wir Ihnen zuerst einmal dafür danken, dass Sie einer unserer loyalen Leser sind (wirklich, das bedeutet uns sehr viel). Außerdem sollten Sie dann wissen, dass das Projektmanagement Office (PMO) eine signifikante Rolle dabei spielt, die Projektziele eines Unternehmens mit der generellen Unternehmensstrategie in Einklang zu bringen und beides zu verwirklichen. Sollten Sie gänzlich neu in diesem Themen-Kosmos sein, dann sollten Sie Ihr PPM Wissen und Ihr Wissen bezüglich der Rolle des PMOs einmal aufpolieren, bevor Sie weiterlesen. Mehr dazu finden Sie hier und hier.

Wir empfehlen es Ihnen, weil dieser Artikel darauf abzielt, Ihnen weitere der zahlreichen Begriffe des PPM Kosmos näherzubringen, die alle eng miteinander verwurzelt sind. Denn wenn die PPM Welt für Sie und Ihr Team komplett neu ist, ist es sehr wahrscheinlich, dass dieser Artikel Sie anfänglich verwirren wird. Aber lassen Sie uns gleich zur Sache kommen. Was ist eigentlich dieses berühmte EPMO, und wie unterscheidet es sich von einem herkömmlichen PMO?

Die Hierarchie des Projektportfoliomanagements und das EPMO

Der Begriff EPMO steht für Enterprise Projektportfoliomanagement Office. Und was genau den Enterprise-Aspekt im Office ausmacht, wird deutlich, nachdem wir uns einmal die sogenannte Projektportfoliomanagement Hierarchie ansehen.

Um die Dinge richtig einzuordnen, sollte man mit den grundlegenden Begrifflichkeiten vertraut sein. Lassen Sie uns ganz einfach mit dem Projekt starten:

Projekt

Ein Projekt im geschäftlichen Kontext ist ein zeitlich befristetes und einmaliges Vorhaben, mit dem ein bestimmtes Ziel oder eine Reihe von Zielen innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens, Budgets und Umfangs erreicht werden soll. Sagen wir Sie planen einen Relaunch der Website Ihres Unternehmens. Das wäre beispielsweise ein Projekt und Projekte werden normalerweise von Projektmanagern gesteuert. Klingt relativ simpel.

Programm & Multiprojekt

Wenn Ihre Organisation mehrere zusammenhängende Projekte vorantreibt, um ein gemeinsames strategisches Ziel zu erreichen, wird dieser Cluster von Projekten als Programm bezeichnet. In diesem Beispiel könnte dies alle Projekte zur Steigerung des Online-Verkaufs umfassen.

Programme werden normalerweise von Programmmanagern gesteuert. Eine etwas weniger häufig anzutreffende Form dieser kleinen Projektcluster ist diejenige, die aus mehreren nicht miteinander verbundenen Projekten besteht. Man nennt sie auch Multi-Projekt-Cluster und sie werden von Multi-Projektmanagern gesteuert.

Um ehrlich zu sein: Wenn Sie sich Multi-Projekt-Cluster mal genauer ansehen, dann werden Sie erkennen, dass sie öfters als gedacht sehr nah beieinander liegen, zum Beispiel durch die Nutzung einer Schlüsselressource. Der entscheidende Unterschied zu einem Programm liegt darin, dass Multi-Projekte mehrere strategische Ziele verfolgen, während Projekte, die zu einem Programm gehören, nur auf ein strategisches Ziel einzahlen.

Portfolio

Wenn Sie einen Kreis um all diese Cluster zeichnen, bilden Sie ein Projektportfolio. Genau das haben wir in dem oben gezeigten Bild getan. Und an dieser Stelle kommt das Projektmanagement Office ins Spiel. Das PMO steuert das gesamte Projektportfolio (oder vielleicht auch mehrere Projektportfolios) in einem Unternehmen sowie das Team, das an den Projekten arbeitet.

PMO

Wahrscheinlich überrascht Sie das nicht, aber das PMO ist normalerweise als eine zentrale Einheit organisiert und umfasst Personal aus verschiedenen Abteilungen des Unternehmens (das Gleiche gilt übrigens für das EPMO, aber dazu später mehr). Es stellt sicher, dass alle Projekte des Portfolios mit der allgemeinen Strategie abgestimmt sind, steuert die Risiken sowie die Priorisierung innerhalb des Portfolios und realisiert die Berichterstattung hinsichtlich der Portfolio Gesundheit und des Portfoliofortschritts. Außerdem setzt das PMO globale Standards im Team, verantwortet die Projektgovernance und viele weitere Bereiche im Portfolio.

Wenn Sie einen tieferen Einblick in die Aufgaben eines PMOs erhalten möchten, dann könnte dieser Artikel interessant für Sie sein - oder auch dieser hier für erste operative Maßnahmen, wenn Sie ein PMO einführen.

EPMO

Spätestens an diesem Punkt wissen Sie, dass wir das Ende der Nahrungskette noch nicht erreicht haben: Denn manche Unternehmen sind so groß, dass sie mehrere PMOs beherbergen. Dies kommt oft in den international aufgestellten Matrix-Organisationen vor. Wenn dies der Fall ist, steht oftmals das allmächtige Enterprise PMO (oder auch EPMO) über allen PMOs.

Das EPMO überwacht und unterstützt das PMO Netzwerk und stellt sicher, dass jede Abteilung die gleichen Standards anwendet. Hinsichtlich der Aufgaben stellt das EPMO im Vergleich zum PMO dar, was das PMO im Vergleich zum Projektmanager darstellt. Es setzt Standards, bietet strategische Orientierung und vieles mehr. Am wichtigsten ist tatsächlich, dass es die gesamten Projektdaten - unabhängig davon, aus welchem Projektportfolio diese stammen - in einem einzigen Single Point of Truth darstellt und direkt an das C-Level berichtet. Und genau diese Berichterstattung ist eigentlich die wichtigste Disziplin im Projektportfoliomanagement: Ein Multi-Projektportfolio-Reporting.

Passt das EPMO zu Ihnen und wie geläufig ist es?

Die Ausgangslage ist klar: Großunternehmen, insbesondere Matrixorganisationen, profitieren von der Einrichtung eines EPMOs. Doch bevor sich ein Unternehmen auf das EPMO einlässt, ist es ratsam, die Leiter der PMO Reifegrade zu erklimmen. Dies ist ein sehr komplexes, eigenständiges Thema, welches für Ihr Portfolio von entscheidender Bedeutung sein kann. Wenn Sie möchten, können Sie hier mehr darüber erfahren.

Gegebenenfalls fragen Sie sich, wie etabliert das EPMO (Enterprise Project Portfolio Management Office) ist. Und das ist relativ schwer zu sagen. Scheint das gesamte Konzept eines PMOs für viele europäische Unternehmen noch recht neu zu sein, sieht es in den USA hingegen ganz anders aus. Laut dem Pulse of the Professsion 2017 Report des Projektmanagement Instituts (PMI), verfügen 50 % der Unternehmen, die ein PMO etabliert haben, auch über ein EPMO.

Damit möchten wir nicht sagen, dass Sie automatisch dem Beispiel aller anderen folgen sollten. Am Ende des Tages steht jedes Business für sich selbst und auch jedes Produkt, jeder Service und auch jedes Team ist unterschiedlich. Doch aufgrund der weiten Verbreitung unter weltweit führenden Unternehmen gibt es klare Anzeichen dafür, dass EPMOs für die Arten von Unternehmen, die wir in diesem Artikel dargestellt haben, sinnvoll sein können.

Hier finden Sie noch mehr spannendes Material zu EPMOs:

• Das EPMO: Ein Artikel darüber, wie ein EPMO die Vorgehensweise "Strategy to Execution" nutzen kann.
• Was ist ein EPMO: Ein Übersichtsartikel von der Project Management Academy.
• EPMO Best Practice: Erneut von der Project Management Academy.

Fazit:

In diesem Artikel wurde der Unterschied zwischen einem PMO (Project Management Office) und einem EPMO (Enterprise Projektportfoliomanagement Office) deutlich. Er erklärt die Hierarchie des Projektportfoliomanagements, betont die Rolle des PMOs bei der Steuerung von Projektportfolios und führt in das Konzept des EPMOs ein. Der Artikel hebt hervor, dass einige Unternehmen, besonders in internationalen Matrixorganisationen, mehrere PMOs beherbergen, wobei das allmächtige EPMO über diesen steht. Außerdem wurde die Bedeutung eines EPMOs für Großunternehmen, insbesondere in Matrixstrukturen, betont. Auch auf die PMO Reifegrade (PMO Maturity Levels) wurde verwiesen, genauso wie auf die Rolle einer passenden Software. Der Artikel schließt mit Verweisen auf weiterführende Materialien zum Thema EPMO.