In der heutigen dynamischen Geschäftswelt ist ein effektives Projektportfoliomanagement entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Klare, gut durchdachte strategische Ziele helfen dabei, Projekte zu priorisieren, Ressourcen effizient zu nutzen und sicherzustellen, dass alle Projekte auf die übergeordneten Unternehmensziele ausgerichtet sind. In diesem Blogartikel zeigen wir Ihnen, wie Sie strategische Ziele im Rahmen des Projektportfoliomanagements formulieren und aufstellen können.
1. Die Bedeutung strategischer Ziele im Projektportfoliomanagement
Strategische Ziele im Projektportfoliomanagement dienen als Leitlinie für die Auswahl und Priorisierung von Projekten. Sie helfen dabei, sicherzustellen, dass jedes Projekt einen Beitrag zur Erreichung der übergeordneten Unternehmensziele leistet. Ohne klare strategische Ziele kann das Projektportfolio chaotisch und ineffizient werden, was zu Ressourcenverschwendung und Zielkonflikten führt.
2. Vision und Mission des Projektportfolios definieren
Der erste Schritt bei der Formulierung strategischer Ziele ist die Klärung der Vision und Mission des Projektportfolios. Die Vision beschreibt das langfristige Ziel und den Idealzustand, den das Projektportfolio erreichen soll. Die Mission definiert den Zweck des Projektportfolios und seine grundlegenden Werte. Diese beiden Elemente bilden die Grundlage für alle strategischen Ziele im Projektportfoliomanagement.
Beispiel:
Vision: "Ein Portfolio von Projekten schaffen, das nachhaltige Innovationen vorantreibt."
Mission: "Projekte auswählen und durchführen, die den langfristigen Wert des Unternehmens steigern und gleichzeitig soziale und ökologische Verantwortung übernehmen."
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3. Portfolio-SWOT-Analyse durchführen
Eine Portfolio-SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chancen, Risiken) hilft dabei, die interne und externe Umgebung des Projektportfolios zu bewerten. Sie ermöglicht es, Stärken und Schwächen des Portfolios zu identifizieren und Chancen sowie Risiken im Markt zu erkennen. Diese Analyse ist entscheidend, um realistische und erreichbare strategische Ziele für das Projektportfolio zu setzen.
Beispiel:
Stärken: Breite Expertise in verschiedenen Technologiebereichen, starkes Innovationsmanagement
Schwächen: Begrenzte Kapazitäten im Projektmanagement, ungleich verteilte Ressourcen
Chancen: Wachsende Nachfrage nach innovativen Lösungen, Fördermöglichkeiten für Forschungsprojekte
Risiken: Hohe Projektkomplexität, schnelle technologische Veränderungen
4. SMART-Ziele setzen
Strategische Ziele im Projektportfoliomanagement sollten nach dem SMART-Prinzip formuliert werden: Spezifisch, Messbar, Akzeptiert, Realistisch und Terminiert. Dies stellt sicher, dass die Ziele klar definiert und umsetzbar sind.
Beispiel:
Spezifisch: "Die Anzahl der erfolgreichen Projektabschlüsse um 15 % erhöhen."
Messbar: "15 % mehr erfolgreiche Projektabschlüsse"
Akzeptiert: "Von allen Projektmanagern und dem Portfolio-Management-Team unterstützt"
Realistisch: "Aufgrund der aktuellen Ressourcen und Fähigkeiten erreichbar"
Terminiert: "Innerhalb der nächsten 18 Monate"
5. Maßnahmen und Ressourcen planen
Nachdem die Ziele definiert sind, müssen konkrete Maßnahmen und Ressourcen geplant werden, um diese zu erreichen. Dazu gehört die Identifizierung der notwendigen Schritte, die Zuweisung von Verantwortlichkeiten und die Festlegung eines Budgets.
Beispiel:
Maßnahmen: Verbesserung der Projektmanagement-Tools, Schulung der Projektleiter, Optimierung der Ressourcenzuweisung
Ressourcen: Budget von 300.000 Euro, Einstellung von 2 neuen Projektmanagern, Implementierung eines neuen Projektmanagement-Software-Systems
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6. Erfolgskontrolle und Anpassung
Strategische Ziele im Projektportfoliomanagement sollten regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst werden. Dies ermöglicht es, auf Veränderungen im Projektumfeld oder interne Herausforderungen zu reagieren und sicherzustellen, dass die Ziele weiterhin relevant und erreichbar sind.
Beispiel:
Kontrollmaßnahmen: Monatliche Überprüfung des Projektfortschritts, regelmäßige Meetings zur Fortschrittsbewertung
Anpassung: Bei unvorhergesehenen Änderungen Anpassung der Projektprioritäten oder Ressourcenzuweisungen
Top 10 Strategy Frameworks
Für eine effektive Formulierung und Umsetzung strategischer Ziele können verschiedene Strategie-Frameworks genutzt werden. Diese bewährten Modelle bieten strukturierte Ansätze zur Analyse und Entscheidungsfindung im Projektportfoliomanagement.
PESTLE
Die PESTLE-Analyse untersucht die externen Einflüsse auf das Unternehmen aus politischer, wirtschaftlicher, sozialer, technologischer, rechtlicher und ökologischer Sicht. Diese Analyse hilft, Chancen und Risiken zu identifizieren, die das Projektportfolio beeinflussen könnten.
Porters 5 Forces
Porters 5 Forces-Modell bewertet die Wettbewerbsintensität in einer Branche anhand von fünf Kräften: Wettbewerb unter bestehenden Unternehmen, Bedrohung durch neue Anbieter, Verhandlungsmacht der Kunden, Verhandlungsmacht der Lieferanten und Bedrohung durch Ersatzprodukte. Dieses Modell hilft, die Marktposition und strategischen Vorteile eines Projektportfolios zu bestimmen.
McKinsey 7S
Das McKinsey 7S-Framework analysiert sieben interne Aspekte eines Unternehmens: Strategie, Struktur, Systeme, Stil, Mitarbeiter, Fähigkeiten und gemeinsame Werte. Diese Analyse hilft, die organisatorische Ausrichtung und Effizienz des Projektportfolios zu bewerten.
BCG Growth Matrix
Die BCG-Matrix klassifiziert Projekte oder Geschäftseinheiten anhand ihres Marktanteils und Marktwachstums in vier Kategorien: Stars, Cash Cows, Question Marks und Dogs. Dieses Modell hilft bei der Priorisierung und Ressourcenallokation innerhalb des Projektportfolios.
SWOT
Die SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chancen, Risiken) ist ein grundlegendes Werkzeug zur Bewertung der internen und externen Faktoren, die das Projektportfolio beeinflussen. Sie ermöglicht es, strategische Ziele auf Basis fundierter Analysen zu setzen.
McKinsey Three Horizon Framework
Das McKinsey Three Horizon Framework unterteilt Projekte in drei Zeithorizonte: kurzfristige Kernaktivitäten, mittelfristige Wachstumsinitiativen und langfristige visionäre Projekte. Dieses Modell hilft, ein ausgewogenes Projektportfolio zu erstellen, das sowohl aktuelle als auch zukünftige Wachstumschancen berücksichtigt.
Business Canvas
Das Business Model Canvas bietet eine visuelle Darstellung der wichtigsten Geschäftsmodellkomponenten. Es hilft dabei, strategische Ziele zu formulieren und die Beziehungen zwischen verschiedenen Projekten und Aktivitäten im Portfolio zu verstehen.
Balanced Scorecard
Die Balanced Scorecard erweitert traditionelle finanzielle Leistungskennzahlen um nicht-finanzielle Metriken in den Bereichen Kunden, interne Prozesse, Lernen und Wachstum. Dieses Modell unterstützt ein ganzheitliches Management des Projektportfolios.
Ansoff Matrix
Die Ansoff-Matrix identifiziert Wachstumsstrategien anhand von bestehenden und neuen Produkten sowie Märkten. Dieses Modell hilft bei der Entscheidungsfindung über Projekte, die auf Marktdurchdringung, Marktentwicklung, Produktentwicklung oder Diversifikation abzielen.
Blue vs. Red Ocean
Die Blue Ocean Strategy zielt darauf ab, neue, unbestrittene Marktbereiche zu schaffen (Blue Oceans), anstatt in gesättigten Märkten zu konkurrieren (Red Oceans). Dieses Modell inspiriert innovative Projekte und strategische Ziele, die das Unternehmen von der Konkurrenz abheben.
Fazit
Die Formulierung und Aufstellung strategischer Ziele im Projektportfoliomanagement ist ein wesentlicher Bestandteil des Erfolgs. Durch klare Vision und Mission, eine gründliche Portfolio-SWOT-Analyse, SMART-Ziele, detaillierte Maßnahmenplanung und regelmäßige Erfolgskontrollen können Unternehmen sicherstellen, dass ihr Projektportfolio auf die übergeordneten Unternehmensziele ausgerichtet ist. Mit diesem systematischen Ansatz können Sie die strategischen Ziele Ihres Projektportfolios effektiv formulieren und umsetzen.
