In einer zunehmend digitalisierten und schnelllebigen Geschäftswelt sind Unternehmen stets auf der Suche nach effizienten Wegen, ihre Projekte erfolgreich zu planen, zu steuern und abzuschließen. Hier kommt das Konzept "PMO as a Service" ins Spiel. PMO, kurz für Project Management Office, ist eine zentrale Funktion in vielen Organisationen, die Standards und Prozesse für das Projektportfoliomanagement definiert und überwacht. Doch was passiert, wenn diese Rolle als Service angeboten wird?
"PMO as a Service" ermöglicht es Unternehmen, von der Expertise und den Ressourcen eines erfahrenen PMOs zu profitieren, ohne die Notwendigkeit, ein internes Team aufzubauen und zu unterhalten. Dies bringt zahlreiche Vorteile mit sich, wie etwa Kosteneffizienz, Flexibilität und Zugang zu spezialisierten Fähigkeiten. In diesem Blogartikel werden wir die Grundlagen und Vorteile von "PMO as a Service" näher beleuchten und aufzeigen, wie diese moderne Dienstleistung Ihr Unternehmen auf dem Weg zu erfolgreichem Projektportfoliomanagement unterstützen kann. Tauchen Sie mit uns ein in die Welt der projektbasierten Dienstleistungen und entdecken Sie, wie "PMO as a Service" Ihnen helfen kann, Ihre Geschäftsziele auf Portfolioebene effizient und effektiv zu erreichen.
Zuerst sollten wir allerdings ein gemeinsames Verständnis rund um das Thema PMO aufbauen.
Was ist ein PMO?
Ein PMO, kurz für Project Management Office, hat zusammengefasst eine Aufgabe: Die Steuerung des gesamten Projektportfolios mit dem Ziel, die strategischen Ziele des Unternehmens zu erreichen. Das PMO nimmt damit eine Querschnittsfunktion im Unternehmen ein und sorgt für permanente Transparenz auf Portfolioebene.
Diese Transparenz auf der Meta-Ebene ist notwendig, um jederzeit sicherzustellen, dass die richtige Menge an Ressourcen in die richtigen Projekte investiert werden – und dass bei Engpässen oder Veränderungen externer Rahmenbedingungen schnell und fundiert Entscheidungen getroffen werden können.
Zum Aufgabenspektrum des PMO gehört eine ganze Reihe weiterer Aspekte. Die Rolle und Funktion, die ein PMO einnimmt, kann aber abhängig vom PMO-Reifegrad von Unternehmen zu Unternehmen ganz unterschiedlich ausfallen.
Welchen Aufgaben übernimmt ein PMO?
Die Aufgaben eines PMOs im Überblick:
Strategische Ausrichtung des Projektportfolios: Das PMO stellt sicher, dass die einzelnen Projekte des Portfolios auf die übergreifende Strategie des Unternehmens einzahlen. Voraussetzung: Es gibt eine Unternehmensstrategie.
Steuerung des Projektportfolios: Das PMO steuert das Projektportfolio, indem es die laufenden und zukünftigen Projekte so priorisiert, dass sie bestmöglich und unter Berücksichtigung der verfügbaren Ressourcen auf die strategischen Ziele des Unternehmens einzahlen.Budgetmanagement: Die aktuelle #SHIFTHAPPENS-Studie zeigt, dass im Schnitt knapp jedes dritte Projekt deutlich außerhalb des gesteckten Budgets realisiert wird. Ein PMO kann dabei helfen, die Projektbudgets zu überwachen und zu verwalten, sodass die finanziellen Ressourcen angemessen zugeordnet sind und die Budgets im vereinbarten Rahmen bleiben.
Effekte und Benefits: Erbringen die laufenden Projekte die erwarteten Effekte? Das PMO überwacht und misst die Projekteffekte, um laufend sicherzustellen, dass die Projekte positiv auf das Erreichen der Unternehmensziele einzahlen.
Ressourcenmanagement: Die Überbelastung von Schlüsselressourcen ist ein wesentlicher Faktor, der Unternehmen in der Projektumsetzung behindert. Ein PMO weist Ressourcen effizient zu und verwaltet diese, um eine Überauslastung oder Unterbelastung im Unternehmen zu verhindern und somit eine möglichst optimale Projektperformance zu erzielen.Risikomanagement: Einige Projekte sind besser planbar als andere, einige Projekte sind von Natur aus komplexer und risikoreicher. Ein PMO bewertet die bestehenden sowie im Projektverlauf aufkommenden Risiken, um deren Auswirkungen auf Portfolioebene sinnvoll zu minimieren und mit Gegenmaßnahmen frühzeitig gegenzusteuern.
Standardisierte Prozesse: Das PMO sorgt in der gesamten Organisation für standardisierte Methoden und Prozesse und trägt damit parallel zum Kompetenz- und Wissensaufbau in der Organisation bei.
Projektportfoliomanagement-Governance: Die Governance bestimmt die wesentlichen Regeln rund um die Projektarbeit: Kriterien zur Einschätzung der Relevanz von Ideen und Projekten, auf welcher Detailebene zusammengearbeitet wird, wie das Berichtswesen funktioniert etc. Ziel ist, dass alle Projekte im Unternehmen den Organisationsrichtlinien, Standards und regulatorischen Anforderungen entsprechen.
Berichterstattung und Analytik: Das PMO aggregiert Informationen aus den Projekten auf der Meta-Ebene und erstellt Berichte sowie Analysen, um die Stakeholder mit relevanten Informationen zum Status des Projektportfolios zu versorgen. Dabei geht es um Einblicke in die Leistung, Meilensteile und KPIs der einzelnen Projekte sowie übergreifend auf Portfolioebene.
Stakeholder-Kommunikation: Mit der zunehmenden Projektarbeit geht auch eine steigende Komplexität einher. Das PMO fördert die effektive Kommunikation der Mitarbeiter zwischen Projektteams, Stakeholdern und Führungskräften sowie dazugehörige Prozesse, um Transparenz und eine produktive Zusammenarbeit zu gewährleisten.
Qualitätssicherung: Das PMO entwickelt und implementiert Prozesse zur Qualitätssicherung, um die Qualität der Projektergebnisse im Blick zu behalten und bei Bedarf auf deren Optimierung hinzuwirken.
Eskalations- und Störungsmanagement: Nur selten läuft alles genau wie geplant. Über das PMO lassen sich Projektschwierigkeiten wirkungsvoll eskalieren. Gleichzeitig trägt das PMO aktiv zur Lösung der auftretenden Probleme bei.Projektbewertung und Lessons Learned: Nach Abschluss von Projekten führt das PMO Projektbewertungen durch, erfasst gewonnene Erkenntnisse und stellt sicher, dass diese auch zukünftigen Projektteams zur Verfügung stehen.
Schulungen und Entwicklung: Im PMO findet sich geballtes Wissen rund um verschiedenste Aspekte aus dem Projektportfoliomanagement. Um dieses Wissen für die Organisation und insbesondere die jeweiligen Projektverantwortlichen sowie deren Teams nutzbar zu machen, bietet es Schulungen und Entwicklungsprogramme an.
Wie beschrieben: Nicht jedes PMO übt all diese Aufgaben aus. Welche Rolle und welches Aufgabenspektrum ein PMO tatsächlich wahrnimmt, kann je nach PMO-Reifegrad und den Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens variieren.
Wann braucht man ein PMO?
Nicht jedes Unternehmen braucht ein PMO – für viele ist es aber sinnvoll. Für die Entscheidung, ob ein PMO eine sinnvolle Investition für das eigene Unternehmen ist, gibt es eine (nicht abschließende) Reihe von Anhaltspunkten:
Hohes Projektvolumen: Wenn Ihr Unternehmen regelmäßig eine Vielzahl von Projekten durchführt, kann ein PMO helfen, diese Projekte zu koordinieren, Ressourcen effizient zu nutzen und Überschneidungen zu vermeiden.
Komplexität der Projekte: Bei Projekten, die durch hohe Komplexität und vielfältige Abhängigkeiten gekennzeichnet sind, bietet ein PMO die nötige Struktur und Methodik, um diese Herausforderungen zu bewältigen.
Notwendigkeit einheitlicher Prozesse: Ein PMO stellt sicher, dass alle Projekte nach einheitlichen Standards und Prozessen durchgeführt werden, was die Qualität und Konsistenz der Ergebnisse verbessert.
Strategische Ausrichtung: Wenn es wichtig ist, dass Projekte eng mit den strategischen Zielen des Unternehmens verknüpft sind, kann ein PMO dazu beitragen, diese Ausrichtung zu gewährleisten und die Prioritäten entsprechend zu setzen.
Ressourcenmanagement: Ein PMO unterstützt bei der optimalen Verteilung und Nutzung der verfügbaren Ressourcen, was besonders in größeren Unternehmen oder solchen mit begrenzten Ressourcen von Vorteil ist.
Erfolgskontrolle und Reporting: Durch ein PMO können Projektfortschritte und -ergebnisse systematisch überwacht und dokumentiert werden, was Transparenz schafft und eine fundierte Entscheidungsfindung ermöglicht.
Schulung des Personals: Ein PMO bietet Schulungen und Weiterbildungen an, um die Managementfähigkeiten der Mitarbeiter kontinuierlich zu verbessern und das allgemeine Projektportfoliomanagement-Know-how im Unternehmen zu stärken.
Wenn einer oder mehrere dieser Anhaltspunkte auf Ihr Unternehmen zutreffen, kann die Implementierung eines PMOs oder die Inanspruchnahme von "PMO as a Service" eine wertvolle Investition sein. Ein PMO hilft nicht nur, Projekte effizienter zu managen, sondern trägt auch dazu bei, die strategischen Ziele Ihres Unternehmens erfolgreich umzusetzen.
Wenn Sie darüber nachdenken selbst ein PMO zu etablieren, können wir Ihnen sehr unseren Artikel Wie lässt sich schlank und schnell ein PMO aufsetzen ans Herz legen.
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Welche Alternativen gibt es? Inhouse vs. PMOaaS
Bei der Entscheidung, ob ein PMO intern aufgebaut oder als Dienstleistung (PMO as a Service) in Anspruch genommen werden soll, gibt es mehrere Alternativen, die Unternehmen berücksichtigen sollten.
Inhouse PMO: Ein internes PMO bedeutet, dass das Unternehmen ein eigenes Team von Projektportfoliomanagement-Experten (folgend kurz "PPM" genannt) einstellt und aufbaut, das die Verantwortung für die Planung, Überwachung und Steuerung aller Projekte übernimmt. Dies bietet den Vorteil, dass das PMO tief in die Unternehmenskultur und -strukturen integriert ist und ein maßgeschneidertes Verständnis für die spezifischen Bedürfnisse und Ziele des Unternehmens entwickelt. Allerdings kann die Einrichtung und der Betrieb eines internen PMOs mit erheblichen Kosten und Aufwand verbunden sein, einschließlich der Rekrutierung, Schulung und laufenden Unterstützung der Mitarbeiter.
PMO as a Service (PMOaaS): Bei dieser Option wird das PMO von einem externen Dienstleister bereitgestellt, der spezialisierte PPM-Services anbietet. Diese Dienstleistung bietet eine flexible und kosteneffiziente Alternative zum Inhouse-PMO, da Unternehmen nur für die tatsächlich benötigten Leistungen zahlen und Zugang zu einem breiten Spektrum an Expertise und Best Practices erhalten. Ein weiterer Vorteil von PMOaaS ist die Skalierbarkeit: Unternehmen können die Services je nach Bedarf anpassen, ohne sich um langfristige Verpflichtungen oder hohe Investitionskosten sorgen zu müssen.
Beide Ansätze haben ihre eigenen Vorteile und Herausforderungen. Ein Inhouse PMO bietet eine tiefergehende Integration und maßgeschneiderte Lösungen, erfordert aber signifikante Investitionen und kontinuierliche Unterstützung. PMOaaS bietet hingegen Flexibilität, Kosteneffizienz und den Zugang zu externem Know-how, was besonders für Unternehmen attraktiv ist, die schnell auf wechselnde Projektanforderungen reagieren müssen oder nicht die Ressourcen haben, ein eigenes PMO aufzubauen. Die Wahl zwischen diesen Alternativen hängt letztlich von den spezifischen Bedürfnissen, Ressourcen und strategischen Zielen des Unternehmens ab.
Wann ist ein PMOaaS sinnvoll?
Letztendlich hängt die Entscheidung für oder gegen PMOaaS von den individuellen Bedürfnissen und Zielen des Unternehmens ab. Durch eine sorgfältige Bewertung der internen Kapazitäten und der Anforderungen des Projektportfolios können Unternehmen bestimmen, ob PMOaaS die richtige Lösung für sie ist. Mit PMOaaS können Unternehmen die Vorteile eines professionellen Projektportfoliomanagements nutzen, ohne die langfristigen Verpflichtungen und Kosten eines internen PMOs einzugehen.
Fakt ist: Mit steigender Projektgröße und -komplexität wird ein PMO zunehmend wichtig, um die Projektlandschaft erfolgreich zu steuern und die Geschäftsziele zu erreichen.
