Wie wird der Einsatz von PPM-Software auf Unternehmensebene wirklich erfolgreich? Wissenschaftliche Erkenntnisse zeigen: Der Schlüssel liegt nicht nur in der Technologie, sondern in Strategie, Struktur und Kultur. Erfahre, welche Faktoren entscheidend sind und wie Unternehmen ihre PPM-Nutzung optimieren können!
PPM Software ist auch nur ein Werkzeug - für Erfolg braucht es mehr
Projektportfoliomanagement (PPM) Software spielt eine entscheidende Rolle für Unternehmen, die ihre strategischen Transformationen systematisch und effizient umsetzen wollen. Doch was macht die Nutzung solcher Software auf Unternehmensebene wirklich erfolgreich? Ein Blick in die wissenschaftliche Forschung zeigt, dass es nicht allein um das Tool geht, sondern um eine komplexe Wechselwirkung aus Strategie, Organisation und Kultur.
Was ist PPM Software?
PPM Software ermöglicht Unternehmen, Projekte nicht isoliert, sondern als Teil eines übergeordneten Portfolios zu verwalten. Ziel ist es, Ressourcen optimal zu verteilen, strategische Prioritäten zu berücksichtigen und Risiken frühzeitig zu identifizieren. Damit PPM Software ihr volles Potenzial entfalten kann, müssen jedoch bestimmte Erfolgsfaktoren beachtet werden.
Strukturelle Ausrichtung und organisatorische Reife
Die Anpassung der Unternehmensstrukturen an die Anforderungen des PPM ist essenziell. Nur wenn die organisatorischen Rahmenbedingungen mit den strategischen Zielen und den Informationsanforderungen von PPM-Prozessen harmonieren, kann das Management fundierte Entscheidungen treffen [Kaiser et al., 2015]. Die Prozessreife eines Unternehmens hat dabei einen direkten Einfluss auf die Performance: Ein hoher Formalisierungsgrad in Projekt-, Portfolio- und Risikomanagementprozessen verstärkt die positiven Effekte von PPM Software [Kock et al., 2020].
Mehr zur strukturellen Implementierung von PMOs finden Sie hier: Wie lässt sich schlank und schnell ein PMO aufsetzen?.
Führung, Unternehmenskultur und Change Management
PPM ist mehr als ein Werkzeug – es erfordert eine Unternehmenskultur, die auf Transparenz, Zusammenarbeit und kontinuierliche Verbesserung ausgerichtet ist. Studien zeigen, dass insbesondere transformationale und authentische Führung eine hohe Bedeutung für die Akzeptanz und Nutzung von PPM hat [Shonaiya & Cleveland, 2022]. Ohne klare Vision und Unterstützung durch das Top-Management bleibt der Erfolg von PPM Software oft aus.
Ein zentraler Erfolgsfaktor ist hierbei das Engagement der Stakeholder. Widerstände gegenüber neuen Prozessen und Systemen entstehen oft durch mangelnde Kommunikation oder unklare Verantwortlichkeiten. Unternehmen sollten daher von Anfang an auf eine umfassende Change-Management-Strategie setzen, die nicht nur die technische Einführung von PPM Software begleitet, sondern auch auf kulturelle und prozessuale Veränderungen ausgerichtet ist. Dabei können Trainings, Pilotprojekte und kontinuierliche Feedbackmechanismen helfen, die Akzeptanz zu erhöhen.
Digitalisierung und Skalierbarkeit von PPM
Digitale Transformation erfordert eine agile und skalierbare Steuerung mehrerer paralleler Projekte. Organisationen müssen Strategien entwickeln, um PPM tief in ihre Strukturen zu integrieren und Projektinterdependenzen sowie Governance effektiv zu managen [Suárez-Gómez & Hoyos-Vallejo, 2023]. Ohne diese Anpassung laufen Unternehmen Gefahr, dass ihr PPM-System ineffektiv bleibt.
Zusätzlich müssen Unternehmen die Auswirkungen neuer Technologien auf ihre Projektportfolios berücksichtigen. Automatisierung, Künstliche Intelligenz und Big Data bieten enorme Potenziale zur Optimierung von Entscheidungsprozessen im PPM. Gleichzeitig erfordern sie eine Neuausrichtung der bestehenden Systeme und Arbeitsweisen. Eine zukunftsorientierte PPM-Strategie berücksichtigt daher nicht nur die aktuellen Bedarfe des Unternehmens, sondern auch die langfristigen Entwicklungen im digitalen Umfeld.
Ein bewährter Ansatz zur PPM-Reife ist hier beschrieben: PMO Maturity - Ein Best-Practice-Leitfaden für Ihr PPM.
Kritische Erfolgsfaktoren: Projektgröße, Ressourcen und Datenqualität
Nicht jede PPM Implementierung gelingt. Kritische Erfolgsfaktoren (CSFs) wie Projektgröße, Ressourcenallokation und die Wahl geeigneter PPM Tools haben einen direkten Einfluss auf die Performance [Elnabwy et al., 2024]. Ebenso wichtig ist die Qualität der zugrunde liegenden Informationen: Ohne verlässliche, aktuelle Projektdaten wird PPM zu einer Blackbox statt einem Steuerungsinstrument.
Viele Unternehmen unterschätzen die Bedeutung einer soliden Datenstrategie. Qualitätskontrollen, einheitliche Datenstandards und zentrale Dashboards helfen dabei, die Datenbasis für fundierte Entscheidungen zu verbessern. In diesem Zusammenhang spielt auch die Integration von PPM Software in bestehende Unternehmenssysteme eine entscheidende Rolle.
Zur strategischen Verknüpfung von Projekten mit Unternehmenszielen: Strategische Ziele im PPM.
Fazit
PPM Software allein reicht nicht aus, um Unternehmen erfolgreicher zu machen – es kommt auf die Einbettung in Strategie, Struktur und Kultur an. Unternehmen, die ihre Führung, Prozesse und digitale Transformation gezielt anpassen, erzielen die besten Ergebnisse. Durch die Berücksichtigung von Prozessreife, Ressourcenmanagement und Datenqualität kann PPM nicht nur effizienter, sondern auch strategisch wertvoller genutzt werden.
Unternehmen, die auf wissenschaftlich fundierte Best Practices setzen, haben die besten Chancen, ihr Projektportfoliomanagement nachhaltig zum Erfolg zu führen.
