Organisationen sehen sich oft mit der gleichzeitigen Abwicklung mehrerer Projekte konfrontiert. Um das Schiff effektiv durch diese Projekt-Gewässer zu steuern, ist es für Mitglieder des Projekt-Management-Offices (PMO) entscheidend, die Feinheiten zwischen PM und PPM zu verstehen. Dieser Artikel zielt darauf ab, die wesentlichen Unterschiede zwischen diesen beiden Disziplinen zu beleuchten und den Mitgliedern des PMO dabei zu helfen, vor lauter Bäumen doch den Wald zu sehen.
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Unser Artikel "Projektportfoliomanagement - Einführung für alle Experten, Praktizierende, und Interessenten" bietet umfassendes Wissen und Einblicke.
Projektmanagement
Jeder kennt Projektmanagement, oder? Aber lassen Sie uns dennoch auf die Basics erneut eingehen: Grob gesagt ist es eine Art Disziplin, die sich darauf konzentriert, einzelne Projekte eines Unternehmens zu planen, durchzuführen und zum Erfolg zu führen. Im Kern geht es dabei um Koordination - und zwar von Ressourcen, Aufgaben, Zeitplänen und Budgets. Alles mit dem Ziel sicherzustellen, dass die Ziele eines einzelnen Projekts möglichst gut und zeitnah erreicht werden. Wichtig: es geht um spezifische und einzelne Projekte im Unternehmen. Aber natürlich gibt es unzählige Definitionen. Beispiel gefällig? Das Project Management Institute (PMI) definiert Projektmanagement als "die Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Tools und Techniken auf einzelne Projektaktivitäten, um die Projektanforderungen zu erfüllen." Diese breite Definition trifft es jedoch im Kern und lässt dabei offen, welche Methode oder gar Verfahren im Zuge des PM genutzt wird (egal ob Wasserfall, Kanban, Scrum, Scaled Agile - oder welche Methode auch immer).
Wichtige Kernelemente des PM
Und was machen Projektleiter so den ganzen lieben langen Tag im Unternehmen? Böse Zungen sagen, Sie fragen ab und zu, wie das Projekt läuft. Aber hinter dieser Frage - auch wenn Sie sicherlich oft gestellt wird - steckt mehr:
Ziel- & Umfang-Management: Definition und Kontrolle dessen, was im Projekt enthalten ist sowie die Definition der Ziele.
Zeitmanagement: Planung und Einhaltung von Projektzeitplänen.
Kostenmanagement: Budgetierung und Kontrolle der Projektausgaben und Ressourcen.
Qualitätsmanagement: Sicherstellung, dass Projektergebnisse den festgelegten Standards entsprechen.
Risikomanagement: Identifikation, Bewertung und Minderung potenzieller Projektrisiken.
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Projektportfolio-Management
Auf der anderen Seite nimmt das Projektportfoliomanagement (PPM) eine höhere Perspektive ein und konzentriert sich darauf, das gesamte Portfolio an Projekten einer Organisation zu verwalten. Ist im Sinnbild des Sprichwortes das Projekt der Baum des Unternehmens, geht es beim PPM und den gesamten Wald. Laut dem Project Management Institute ist PPM "das zentralisierte Management eines oder mehrerer Portfolios, das Identifizieren, Priorisieren, Autorisieren, Verwalten und Kontrollieren von Projekten, Programmen und anderen damit verbundenen Arbeiten umfasst." Klingt vielleicht ein wenig technokratisch, zugegeben. Doch wird sicherlich schon jetzt klar, dass die Aufgaben im Bereich des PPM andere sind und der Fokus vom einzelnen Projekt auf alle Projekte im Unternehmen rückt.
Wichtige Aspekte des Projektportfolio-Managements:
Strategische Ausrichtung: Sicherstellen, dass alle Projekte im Portfolio mit den Zielen und Zielsetzungen der Organisation übereinstimmen.
Priorisierung: Bewertung und Auswahl von Projekten basierend auf ihrer strategischen Bedeutung für das Unternehmen.
Ressourcenmanagement: Optimierung der Ressourcenzuweisung über mehrere Projekte hinweg.
Risikomanagement auf Portfolio-Ebene: Identifikation und Management von Risiken, die das gesamte Projektportfolio des Unternehmens beeinflussen können.
Leistungsmessung und Berichterstattung: Überwachung und Bewertung der Gesamtleistung des Projektportfolios über alle Projektphasen & Stage-Gates (oftmals Idee bis Realisierung) hinweg. Übrigens, beim PPM wird meist neben der Frage des Budgets bzw. der finanziellen Ressourcen, auch die Frage des - messbaren - Effekts (oft Benefit genannt) gestellt.
Wir kratzen mit diesem kurzen Artikel natürlich nur an der Oberfläche. Wenn Sie tiefer ins PM/PPM-Rabbit-Hole einsteigen wollen, empfehlen wir folgende Quellen:
Project Management Institute (PMI): Das PMI ist eine weltweit anerkannte Organisation, die eine Fülle von Ressourcen zu Projektmanagement und Projektportfoliomanagement für Unternehmen bietet. Besuchen Sie ihre offizielle Website unter pmi.org.
"A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide)" vom PMI: Dieser Leitfaden ist eine umfassende Ressource, die die grundlegenden Prinzipien und Praktiken des Projektmanagements beschreibt.
"Project Portfolio Management: A View from the Management Trenches" von E. Epstein und R. Levin: Dieses Buch bietet praktische Einblicke in die Umsetzung effektiver Strategien für das Management von Projektportfolien.
Wenn es um PPM geht, spielen PMO-Mitglieder eine entscheidende Rolle
Bisher haben wir zwar von den Aufgaben gesprochen, aber nicht davon, wer sie übernimmt. Kurz gesagt: Während Projektleiter in der Welt des PM die Fäden in der Hand halten, spielt das PMO die Schlüsselrolle bei PPM. Daher ist ein grundlegendes Verständnis der Unterschiede zwischen Projektmanagement und Projektportfoliomanagement für PMO-Mitglieder auch so entscheidend. Denn dem PMO obliegt es, alle Projekte gleichzeitig im Blick zu behalten und strategischen Impetus, Risiken und Ressourcenbedarf so in der Waage zu halten, dass das Portfolio in Summe dem Unternehmen zum Erfolg verhilft. Was genau das PMO alles übernimmt, um die Portfolio Ziele des Unternehmens zu erreichen, und welche praktischen Tipps wie bereit haben, erfahren Sie unter anderem hier. Aber schon mal vorab, fast immer nutzen seriöse PMOs bei diesen Aufgaben Softwarelösungen.
Ist PPM und PM-Software nicht im Grunde dasselbe? Ganz und gar nicht.
Projektmanagement (PM) und Projektportfoliomanagement (PPM) sind verwandte Konzepte und werden oft verwechselt, insbesondere bei der Investition in eine Softwarelösung sollte man sich jedoch darüber im Klaren sein, wonach man sucht. Diese sehr verkürzte Liste bietet einen schnellen Überblick über die wesentlichen Unterschiede. Und die sind signifikant.
Projektmanagement (PM) Software:
- Fokus: PM-Software ist darauf ausgelegt, einzelne Projekte von der Initiierung bis zum Abschluss, zur Erreichung der Ziele, zu verwalten.
- Umfang: Sie befasst sich mit der Planung, Terminierung, Ausführung und Verfolgung von Aufgaben innerhalb eines einzigen Projekts.
- Funktionen: PM-Software umfasst in der Regel Tools für Aufgabenmanagement, Terminplanung, Zusammenarbeit und Fortschrittsverfolgung.
- Warum PPM nicht damit funktioniert: Es gibt keine Aggregation zu einem Portfolio, und daher ist es mit reinen PM-Lösungen kaum möglich einen schnellen Überblick zum Gesamtportfolio zu erhalten. Darüber hinaus verfügen die meisten PM-Lösungen nicht über einen geeigneten KPI-/Benefit-Bereich. Diese ist jedoch zwingend notwendig. Denn nur so können Sie den Strategischen-Mehrwert mehrerer Projekte gegenüberstellen und Portfolioentscheidungen treffen.
Projektportfoliomanagement (PPM) Software:
- Fokus: PPM-Software konzentriert sich auf die Verwaltung einer Sammlung oder eines Portfolios von Projekten.
- Umfang: Es handelt sich um das strategische Management mehrerer Projekte, um sicherzustellen, dass sie mit den Gesamtzielen und -zielen der Organisation übereinstimmen.
- Funktionen: PPM-Software umfasst Tools für die Projektpriorisierung, Ressourcenoptimierung, KPI- & Finanzmanagement, Risikobewertung und Berichterstattung - und zwar, und hier liegt der Kern des Pudels - über mehrere Projekte, sprich: ein gesamtes Portfolio, hinweg. Gleichzeitig.
- Warum PM nicht damit funktioniert: Bei Projektportfoliomanagement geht um den Wald. Bei PM geht es um den einzelnen Baum. Funktionen, die individuelle Planung und Verfolgung ermöglichen, stehen nicht im Fokus.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, was eine gute PPM-Software ausmacht und wie Sie Ihr Projektportfoliomanagement bestmöglich optimieren, können Sie gerne hier in das Rabbit Hole eintauchen.
Zusammenfassend: Während PM-Software stärker auf Projekte ausgerichtet ist und sich mit der täglichen Verwaltung einzelner Projekte befasst, bietet PPM-Software eine höhere Perspektive - oft auch Metaebene genannten - und hilft Organisationen dabei, die Leistung ihres gesamten Projektportfolios zu organisieren und Ressourcen bestmöglich zu nutzen. Die Wahl zwischen PM- und PPM-Software hängt von den spezifischen Bedürfnissen und Zielen der Organisation ab, unabhängig davon, ob sie ein einzelnes Projekt oder ein Portfolio von Projekten verwalten. Einige Organisationen nutzen möglicherweise beide Arten von Software in Kombination, um unterschiedliche Aspekte des Projekt- und Portfoliomanagements anzugehen.
