Zentrales Projekt­manage­ment - Alles an einem Ort

PMO, die Schnittstelle Ihrer Projekte

• PMO steht für Project Management Office und ist in der Regel als zentral und unternehmensübergreifend angeordnete Stabsstelle organisiert.
• Ein PMO hat für Projekte eine Querschnittsfunktion, die besonders dann zum Tragen kommt, wenn mehrere Projekte gleichzeitig laufen oder in einem Projekt mehrere Teilbereiche von Relevanz sind.
• Die Mitarbeiter des PMO bieten strategische und operative Unterstützung für alle Projekte. Ihr Ziel ist es, durch projektübergreifendes Wissens- und Ressourcenmanagement zur Steigerung der Effizienz und Qualitätssicherung beizutragen.
• PMOs arbeiten methodisch strukturiert und geben allen Beteiligten ein bewährtes System für ihre Projekte an die Hand.

Damit der Mehrwert eines PMOs erhalten bleibt und Projekte durch die unternehmensübergreifende Steuerung besser laufen, als in einem dezentral gesteuerten Szenario, sollten folgende Faktoren berücksichtigt werden:

• Der zusätzliche administrative Aufwand, der durch ein PMO verursacht wird, muss geringgehalten werden und Projektprozesse dürfen nicht verlangsamt werden.
• Learnings aus der Vergangenheit müssen auf neue Projekte übertragen werden.
• Strukturgebung und administrative Betreuung durch das PMO sollten auf einer erfolgsbewährten Form basieren, um Projekte effizienter zu machen und einen schnelleren Start in die operative Umsetzung zu ermöglichen.
• Die Entscheidungsgeschwindigkeit sollte idealerweise erhöht, mindestens jedoch nicht verlangsamt werden.

Zentrale Anlaufstelle für Projektteilnehmer

Geht es um Fragen zum Projektaufbau, Innovationsideen oder der Bewertung eines Projektes, ist das PMO die erste Anlaufstelle für die Projektbeteiligten. Doch um Bewertungen abzugeben, muss es eine Vergleichbarkeit zwischen den Projekten geben. Die geht insbesondere dann gut, wenn die Projekte ähnliche Strukturen haben. Der Inhalt der Projekte kann ein völlig anderer sein.

Mit Falcon ist diese Bewertung einfach. Egal welchen inhaltlichen Schwerpunkt die Projekte haben, die Vergleichbarkeit ist gegeben. Denn Falcon gibt Ihren Projekten eine bewährte Form:

• Die Präsentation der Projektschritte wird in Maßnahmenpakte (z.B. Working Capital), Maßnahmen (z.B. Cash Conversion Cycle oder Inventarreduktion) und Aktivitäten (z.B. Inventur, Einteilung von Lagerflächen oder Verkauf von Altbestand) gegliedert.
• Die Effekte der einzelnen Aktivitäten werden mit den angemessenen KPIs nachgehalten und durch eine Ampel visualisiert.
• Alle Projektinformationen werden zentralisiert gesammelt und stehen jederzeit für einen Vergleich oder einen Report an einem Ort zur Verfügung.
  Ob es sich hier um Projekte im Bereich Restrukturierung oder Digitalisierung und Innovation handelt, ist dabei egal. Das PMO kann in Falcon Erfolg und Fortschritt beurteilen und die Projekte miteinander vergleichen.

Übergreifende Projektleitung

Ein PMO ist nicht inhaltlich, sondern in erster Linie administrativ für das Projekt verantwortlich. Seine Mitarbeiter können Fragen beantworten wie: Sind die benötigten Ressourcen verfügbar? Gibt es Engpässe, die aus mehreren parallel laufenden Projekten resultieren? Gibt es Projekte, die priorisiert werden müssen?

In Falcon werden alle Projekte des PMOs über einen Hub verwaltet. Das bedeutet:

• Projekte sind inhaltlich voneinander getrennt, aber über die gleiche Oberfläche zu betreuen.
• Eine Multi-Projekt-Analyse kann über den gesamten Hub und alle seine angeschlossenen Projekte durchgeführt werden.
• Das PMO kann Ressourcen projektübergreifend managen und Engpässe so vermeiden.
• Es ist leicht erkennbar, wenn Projekte in Bezug auf Ziele oder den Einsatz von Ressourcen kollidieren - das PMO kann dann eine Priorisierung durchführen um dem entgegenzuwirken.

Unterstützung der Projektbeteiligten

Von Vorlagen über dezidierte Analysen für die Projektteilnehmer bis hin zum Einholen von Management-Entscheidungen: Im besten Fall ist das PMO eine Service-Dienstleister, der von den Projektteilnehmern als gern gesehene Instanz wahrgenommen wird.

• Ist Falcon einmal implementiert, können alle Projekte über die gleiche Oberfläche gesteuert werden. Excel-Vorlagen fallen weg und Projektteilnehmer arbeiten immer wieder mit einer bekannten Struktur, die Informationen an der gleichen Stelle bereithält und Prozesse streamlined.
• Anhand der im Dashboard verfügbaren Informationen über das Projekt wird bei allen Beteiligten der Bedarf für das manuelle Erstellen von Reports reduziert. Projektteilnehmer können sich viele Informationen im Dashboard selbst einholen, ohne dass das PMO Zeit investieren muss, um einen Report auszuarbeiten. Ist doch ein ausführlicherer Report nötig, kann das PMO über die Export-Funktion den aktuellen Stand aus Falcon herunterladen und so schneller aussagekräftige Reports erstellen.
• Falcon ermöglicht die direkte und unkomplizierte Kommunikation mit dem PMO über die Berichtsfunktion. Ein Vorteil: Der Austausch und alle Entscheidungen werden gleich an der richtigen Stelle archiviert und steht für Reportings zur Verfügung.
• Projektbeteiligte können über das Bottom Up-Vorschlagswesen proaktiv an der fortlaufenden Gestaltung des Projektes teilhaben und mit ihrer inhaltlichen Expertise maßgeblich zum Projekterfolg beitragen.

Knowledge-Plattform:

Ein erfolgreiches PMO macht Projekte effizienter, indem alle Beteiligten aus der Erfahrung der vergangenen Projekte schöpfen können. Dazu gehört insbesondere, dass Fehler - auch über mehrere Projekte hinweg - möglichst selten wiederholt werden.

Falcon funktioniert als eine Plattform, die dieses Wissen sammelt:

• Standardprojekte können in Falcon als Template hinterlegt werden. Learnings und Hinweise können in den entsprechenden Maßnahmenbeschreibungen verankert werden und stehen dem Projekt-Team eines neuen Projektes gleich zu Beginn zur Verfügung.
• Kristallisiert sich im Laufe des Projektes ein Problem heraus, kann anhand von alten Projekten in Falcon ein bewährter Lösungsweg abgelesen (oder ein fehgeschlagener vermieden) werden. Auch können die Projektbeteiligten erkennen, unter wessen Verantwortung ähnliche Herausforderungen in der Vergangenheit gelöst wurden und den entsprechenden Kollegen oder seine Berichte zu Rate ziehen.

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie und warum eine PMO Software Sie zum Erfolg führen kann? Mehr dazu erfahren Sie in dem Beitrag von Mathias Engel.