Was ist ein Project Management Office (PMO)?

18. März 2024

Was ist ein Project Management Office?

Bevor wir uns in die Tiefen der PMO-Welt stürzen, sollten wir klären, was ein Project Management Office - kurz: PMO - überhaupt ist. Wir haben uns da mal an eine Begriffsdefinition für Sie gewagt:

Bei dem PMO handelt es sich um ein etabliertes Verfahren, um Projekte in Ihrem Unternehmen zu managen. Es vereint alle relevanten Informationen, die dann in einem übersichtlichen Reporting landen. Dieses ist sowohl für Geschäftsführer als auch alle anderen Stakeholder des Unternehmens von hoher Bedeutung und kaum mehr aus dem Management von Projekten wegzudenken.

Die vielen Begriffe für das PMO

Der Begriff PMO kann verschiedene Synonyme oder alternative Begriffe haben. Diese werden oft austauschbar verwendet, hängen von der Struktur, Branche oder den Vorlieben der Organisation ab und werden in verschiedenen Kontexten verwendet. Einige gängige Synonyme sind ...

1. Project Office
2. Program Management Office
3. Project Support Office
4. Program Office
5. Project Control Office
6. Project Management Unit (PMU)
7. Portfolio Management Office
8. Enterprise Project Management Office (EPMO)
9. Project Governance Office
10. Project Coordination Office

Nun, zugegeben: Das alles mag für den Anfang als Icebreaker für die nächste Party reichen, aber es gibt noch vieles mehr, das Sie über das PMO und seine Aufgaben unbedingt wissen sollten. Bevor es so richtig losgeht, hier noch etwas PMO-Wissen für Sie zum Mitnehmen:

Die Aufgaben eines PMO

Das PMO hat innerhalb eines Unternehmens eine zentrale Funktion und ist dafür verantwortlich, das gesamte Projektportfoliomanagement (PPM) sowie gewisse Projektmanagement Standards und Praktiken zu navigieren und weiterzuentwickeln. Das Hauptziel der PMO-Mitglieder besteht darin, sicherzustellen, dass alle Projekte unter Berücksichtigung der strategischen Unternehmensziele erfolgreich geplant, durchgeführt und abgeschlossen werden. Das Projektportfolio kann und soll mithilfe des PMOs in Einklang mit der Gesamtstrategie gebracht werden. Wie genau das funktioniert, lesen Sie in unserem Artikel "Das Projektportfolio mit der Gesamtstrategie in Einklang bringen: So funktioniert es!".

Das PMO trägt zu einem gewissen Grad immer die sog. PMO Brille und ist für die Gesundheit des gesamten Projektportfolios zuständig. Ein gutes Project Management Office sollte folgende Aufgabenbereiche übernehmen:

1. PPM & Strategische Ausrichtung
2. Budgetmanagement
3. Effekte & Benefits
4. Ressourcenmanagement
5. Risikomanagement
6. Standardisiert Projektmanagementprozesse
7. Projektgovernance
8. Berichterstattung und Analytik
9. Stakeholder-Kommunikation
10. Qualitätssicherung
11. Change Management
12. Training und Entwicklung
13. Projektbewertung und Lessons Learned
14. Eskalation & Störungsmanagement

Wie Sie sehen können, ist die Liste sehr lang! Aber keine Sorge: Es ist nicht notwendig, dass das Project Management Office von Beginn an alle Aufgaben der PPM Prozesse übernimmt. Es ist durchaus gängig, peu à peu in die Aufgabenbereiche des PMOs hineinzuwachsen.

Sie wollen noch einen tieferen Einblick in sowie Erklärungen zu den einzelnen Aufgaben eines PMO bekommen? Dann schauen Sie gerne bei unserem Artikel "Die wichtigsten Aufgaben eines PMO" vorbei. Falls Sie genau jetzt und hier einen schnellen Überblick brauchen sollten, dann können Sie einfach weiterlesen. Wir haben nämlich die wichtigsten Aufgaben nochmal für Sie zusammengefasst:

Wann brauchen wir also ein PMO?

Unternehmen befinden sich heute in einer dynamischen Geschäftswelt, in der sie sowohl mit Herausforderungen als auch Chancen konfrontiert werden - und das wahrscheinlich mehr den je. In unserer #SHIFTHAPPENS-Studie aus dem Jahr 2023 gaben 80% der Befragten an, dass sie die Relevanz eines PMOs für die Erfolgswahrscheinlichkeit einer Strategie sehr hoch oder hoch einschätzen.

Aber wann und wo brauchen Unternehmen überhaupt ein Project Management Office? Hier sind 5 Gründe dafür:

1. Größe und Komplexität: Ein PMO ergibt vor allem dann Sinn, wenn die Transformation oder das Projektportfolio eines Unternehmens "groß genug" ist.
2. Mehr Ideen als Budget: Die Rolle des PMOs wird dann akut, wenn mehr Projektideen als Budget vorhanden sind.
3. Aggregiertes Reporting: Unternehmen können von einem PMO profitieren, wenn jedes Projekt von einer neuen Konstellation des Projekt-Teams geprägt ist.
4. Administrative Entlastung des Teams: PMO-Mitarbeiter kann bei Projekten entlasten und unterstützen, an denen Mitarbeiter beteiligt sind, die ihre Projektaufgaben neben dem Tagesgeschäft schultern und durch ihre fachlichen Expertise unabdingbar für den Projekterfolg sind.
5. Gesamtziel verlangt enges Tracking: Wenn das Gesamtziel des Projektportfolios so wichtig ist, dass Schwierigkeiten direkt angegangen werden müssen, wird es umso wichtiger das Team zu entlasten.

Lesen Sie mehr zu der Rolle eines PMOs in unserem Artikel "Die entscheidende Rolle des PMO in aktuellen Zeiten".

Was macht ein gutes PMO aus?

Ein gutes PMO zeichnet sich besonders durch die Etablierung sinnvoller Standards zur Projektarbeit, die in den verschiedenen Abteilungen und Teams Anwendung finden können, aus. Daneben kommt der Projektberichterstattung und dem Management des Projektportfolios durch strategische Ausrichtung und Priorisierung eine hohe Bedeutung zu. High-performing PMOs zeichnen sich durch folgende Aktivitäten aus:

Das Project Management Office bildet die zentrale Stelle für diese und weitere Aufgabenbereiche. Dabei sprechen die Zahlen für sich: Vergleichbare Unternehmen mit einem PMO bringen deutlich bessere Leistungen als ohne PMO und können unter anderem bis zu 62% mehr abgeschlossene Projekte durchführen als ihre Counterparts ohne PMO. Aber sehen Sie selbst:

Was steckt hinter PMO Maturity?

Die Bedeutung des PMOs für ein gelungenes Projektportfoliomanagement (PPM) kann nicht oft genug hervorgehoben werden. Doch nicht alle PMOs sind gleich. Vielmehr unterscheiden sie sich unter anderem in ihren Reifegraden. In der Unterscheidung hat sich bislang vor allem das PMO Maturity Level-Modell bewährt. In unserem Artikel "PMO Reifegrad Modell: Bringen Sie Ihre Organisation auf das nächste Level" erfahren Sie mehr über das Modell.

Um den Reifegrad zu erfassen, werden oft folgende Dimensionen im PMO betrachtet und Kriterien bewertet:

• Prozesse,
• Governance,
• Risikomanagement,
• Ressourcen und Fähigkeiten,
• Organisationskultur

So können auch die Bereiche mit Optimierungsbedarf im Unternehmen identifiziert und angegangen werden. Der Reifegrad kann mithilfe verschiedener Modelle und deren strukturierten Leitfaden eingeordnet werden. Wenn in Fachkreisen von dem "PMO Maturity Modell" gesprochen wird, verweisen Experten in der Regel auf das “Organizational Project Management Maturity Model” (OPM3), das ursprünglich durch das Project Management Institute (PMI) eingeführt wurde.

Wenn Sie Google bemühen und nach “PMO Maturity Modell” suchen, ergibt sich eine auf den ersten Blick unendlich lange Liste. Jedes dieser Modelle ist zwar individuell, trotzdem haben alle eines gemein: Sie liefern einen strukturierten Leitfaden, der einen Überblick über die übernommenen Aufgaben, die Stellung im Unternehmen und die Fähigkeiten von PMOs schafft. Die Einordnung in die PMO Maturity Level erfolgt normalerweise anhand verschiedener Aspekte.

Und da wir großer Fan von Übersichten sind, haben wir auch nochmal die bekanntesten PMO-Reifegrad-Modelle für Sie gesammelt. Es ist eine stark vereinfachte Liste mit sechs Modellen entstanden, auf die wir häufig in der Praxis im Projektportfoliomanagement sowie im Projektmanagement treffen:

6 bekannte PMO-Reifegrad-Modelle:

1. Portfolio, Programme, and Project Management Maturity Model (P3M3®)
2. Project Management Maturity Model (PMMM)
3. Organizational Project Management Maturity Model (OPM3)
4. Berkeley Project Management Process Maturity Model
5. Gartner Score Diagnostic Family
6. Capability Maturity Model (CMM)

Eine ausführliche Übersicht und Beschreibung der Reifegradmodelle finden Sie in unserem Artikel "PMO Maturity: Ein Best Practice Leitfaden für Ihr Projekt-Portfoliomanagement" oder in unserer Ressource:

Worauf kommt es bei der Implementierung eines PMO an? Ein Leitfaden

Richtiges Team

Die guten Project Management Offices zeichnen sich dadurch aus, dass die jeweiligen Mitarbeitenden tief und dennoch halbwegs unabhängig in das gesamte Projektportfolio mit eingebunden sind.

Offizielle Aufträge unterstützen das PMO

Damit ein PMO richtig agieren kann, braucht es einen offiziellen Auftrag. Dabei kann es sinnvoll sein, dass die Geschäftsführung den Auftrag direkt erteilt und auch kommuniziert oder – in selteneren Fällen – direkt ein Mitglied des PMO ist. Bestenfalls verstehen die Projektteilnehmer das Project Management Office als das, was es ist: Eine zentrale Anlaufstelle bei Problemen, Entscheidungsbedarf und Ideen. Der Weg zum agilen Projektmanagement ist dann nicht mehr weit. In unserem Artikel "Hybrides Projektmanagement: Die Verbindung der klassischen und agilen Methoden" erfahren Sie mehr über die Verbindung von klassischen und agilen Methoden im Projektmanagement.

Guter Platz im Organigramm

Unternehmen hängen das PMO meistens relativ hoch als Stabsstelle im Organigramm auf. Oft auch als letzten Knotenpunkt vor der Geschäftsführung. Gerade diese Verortung kann in schwierigen Situationen enorm relevant werden, weil ein notwendiges "Durchgreifen" im Unternehmen so einfacher ist.

Richtiges PPM Tool

Ein gutes PMO schafft Flexibilität und Freiraum für die Projektmitarbeiter und das Unternehmen. So können einzelne Projekte zum Erfolg geführt werden und gleichzeitig die Strategie des Unternehmens umgesetzt werden. Das ist viel Arbeit und führt in dem einen oder anderen Projekt auch schnell zum PMO als Bottleneck. Daher ist für ein zentrales Projektportfoliomanagement oft eine gute PPM / PMO Software eine wertvolle Unterstützung. Was der Unterschied zwischen einer PM und einer PPM Software ist, erfahren Sie übrigens in unserem Artikel "Der Unterschied zwischen PPM und PM - ein Vergleich".

Messen Sie den PMO Impact!

Die Einrichtung eines Project Management Office erfordert vor allem zeitliche und monetäre Ressourcen. In den meisten Fällen gleicht ein gutes PMO dies aber problemlos aus, sodass ein Nutzen schnell erkennbar ist. Um herauszufinden, ob das auch bei Ihnen der Fall ist, sollten Sie messen, wie erfolgreich Ihr PMO ist. Aber wie genau funktioniert das? Um den Erfolg zu messen, gibt es viele KPIs. In der Praxis blicken wir jedoch meist auf eine Kombination aus den folgenden Faktoren:

1. Projektumsetzungsleistung
2. Ressourcennutzung und Effizienz
3. Strategische Ausrichtung
4. Wirksamkeit des Risikomanagements
5. Zufriedenheit der Stakeholder

Mehr zum Thema Reporting finden Sie entweder in unserem Artikel "Alles was Sie über Projektportfolio-Reportings wissen sollten" oder in unserer Ressource:

Wo fange ich an?

Aller Anfang ist schwer... Aber keine Sorge: Mit unserem PMO-Selbsttest können Sie herausfinden, in welchem Level Sie mit Ihrem Unternehmen momentan unterwegs sind. Besuchen Sie einfach unser PMO Maturity Assessment und machen den Test! Für Ihren reibungslosen PMO-Start haben wir außerdem Fragen gesammelt, denen Sie bei der Einführung eines Project Management Office begegnen könnten - selbstverständlich mit einem verlinkten Artikel, der Ihnen die passende Antwort liefert.

Welche anderen und guten Ressourcen sind in Sachen Project Management Office empfehlenswert?

Neben unseren Blogartikeln und Ressourcen gibt es weitere Möglichkeiten, um sich über das Thema Project Management Office zu informieren. Wir haben eine kleine Liste für den ersten Einstieg zusammengestellt:

Bücher

• "The Practitioner's Handbook of Project Performance: Agile, Waterfall and Beyond" von Mark Phillips
• "Strategic Project Portfolio Management: Enabling a Productive Organization" von Simon Moore
• "Leading Successful PMOs" von Peter Taylor
• "Business Driven PMO Setup: Practical Insights, Techniques and Case Examples for Ensuring Success" von Mark Price Perry

Online Kurse und Zertifizierungen

• Nordantechs PMO Academy & Webinare sind kostenlos und voller praktischer Inhalte.

Whitepapers und Studien:

• Unsere #SHIFTHAPPENS Studien: eine jährliche Studie zum Projektportfoliomanagement (PPM), Transformation, Trends, Problemen und Chancen. Laden Sie die Studie hier kostenlos herunter!
• "The Project Management Office: it’s just not what it used to be" von Eric John Darling und Stephen Jonathan Whitty
• "An exploration of project management office features and their relationship to project performance" von Christine Xiaoyi Dai und William G Wells
• "The role of project management office in developing knowledge management infrastructure" von Hani Arbabi, Mohammad-Javad Salehi-Taleshi und Kian Ghods

Berufsverbände und Konferenzen:

• Project Management Institute (PMI): Nehmen Sie an PMI-Veranstaltungen teil und erkunden Sie deren Ressourcen.
• Association for Project Management (APM): APM bietet Ressourcen und Veranstaltungen zum Thema Projektmanagement.

Podcasts:

• SHIFTHAPPENS: Derzeit nur für deutschsprachige Hörer verfügbar, aber voller interessanter Inhalte und Perspektiven - und Menschen. Hören Sie gerne hier rein!

Diese kurze Liste ist sicherlich nicht abschließend, bietet aber trotzdem einen ersten Ansatzpunkt für die tiefere Recherche.

PMO Tool Falcon

Im Idealfall ist das PMO ein Projektportfoliodienstleister. Es stellt sicher, dass die Strategie des Unternehmens durch die gesamte Projektlandschaft möglichst sinnvoll verfolgt wird. Weiterhin soll es administrative sowie informative Aufgaben unterstützen und bewältigen. Mit dem richtigen Tool gelingt dies noch besser!

Wir bei Nordantech haben Falcon entwickelt: Eine intuitive PMO-Software für Unternehmenstransformationen. Warum sich gerade Falcon für PMOs eignet? Ganz einfach, hier sind 3 Gründe:

1. Falcon enthält alle Funktionen für das Portfoliomanagement, Budgettracking und Reporting.
2. Falcon hilft Ihnen bei der Etablierung und Entwicklung Ihrer PMO-Organisation.
3. Falcon wird von führenden PMOs genutzt und ist auf Ihre speziellen Bedürfnisse angepasst.