7 Gründe gegen Projektportfoliomanagement mit Excel

1. August 2024

Vorab sei gesagt, dass eine Software - Excel oder auch eine dedizierte PPM Lösung wie Falcon – ein zentraler, aber nicht der einzige wichtige Faktor für ein erfolgreiches Projektportfoliomanagement ist. Ebenso wichtig sind z. B. die Strukturen und Arbeitsmethoden des Portfoliomanagements, die, wenn sie vernachlässigt werden oder inadäquat sind, zu großen Problemen und sogar zum Scheitern der Projekte oder des gesamten Portfolios führen können. Gemeinsam mit unseren Projektportfoliomanagement-Experten haben wir eine Checkliste erstellt, die wir Ihnen gerne kostenlos zur Verfügung stellen. Sie wird Ihnen helfen, Ihr Projektportfoliomanagement zu analysieren und Probleme rechtzeitig anzugehen.

First things first – Warum ist Excel eigentlich so allgegenwärtig?

Excel ist mit geschätzten 750 Mio. Usern das am meisten verbreitete Tabellenkalkulationsprogramm weltweit. Doch was macht das Tool so beliebt? Excel ist aufgrund seiner Vielseitigkeit und Benutzerfreundlichkeit in vielen Branchen und Berufen unverzichtbar geworden. Die gitterbasierte Struktur vereinfacht die Organisation und Bearbeitung von Daten und ermöglicht es, mühelos Tabellen, Diagramme und Grafiken zu erstellen. Formelfunktionen, komplexe Berechnungen und eine hohe Anpassbarkeit runden das Paket ab. Schon eine ziemliche Leistung!

Das Erfolgsrezept des Alleskönners auf einen Blick:

1. Erreichbarkeit: Auf nahezu jedem Computer ist Excel zu finden
2. Vorgeprägtes Know-How: ein Grundverständnis über Excel gehört in der heutigen Zeit zum Repertoire jedes Professionals
3. Popularität: Alternativen sind oft noch unbekannt
4. Ersparnis: Es fallen keine zusätzlichen Kosten für Programme oder Schulungen an
5. Customization: Man kann das Programm individuell den eigenen Vorstellungen anpassen

Sowohl privat als auch beruflich lässt sich Excel somit fast in allen Bereichen anwenden. Aufgabenlisten, Checklisten, Tabellenkalkulationen und Reporting gehören zu den Hauptfunktionen der Software. Doch im Projektportfoliomanagement stößt Excel häufig an seine Grenzen. Woran liegt das genau?

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Mit Excel Projektportfolios managen? Bitte nicht!

Bei den Erfolgen ist es kaum verwunderlich, dass Excel auch für das Projektportfoliomanagement noch sehr weit verbreitet ist. Doch dafür ist es nie gedacht gewesen. Wir zeigen Ihnen, welche Probleme genau entstehen und warum ein Projektportfoliomanagement-Tool in diesem Fall die bessere Wahl ist:

1. Excel macht Fehler

Rund 94 % aller Excel Arbeitsblätter enthalten Fehler. Es ist also nicht die Frage, ob man einen Fehler macht, sondern eher wie viele. Diese Fehler können sehr gravierend sein, wie die folgenden prominente Beispiele zeigen:

• Durch einen Formatierungsfehler wurden von einem Geheimdienst völlig falsche Geräte abgehört.
• Durch einen Vorzeichenfehler wurde aus $1,3 Milliarden Verlust ein Gewinn.
• Die Ergebnisse einer bekannten Studie sind falsch, da für die Berechnung ein falscher Datenbereich gewählt wurde.

Die Hintergundstories zu den vorgenannten Beispielen und noch viele mehr finden Sie hier. Natürlich sind diese nur die Spitze des Eisbergs. Wir alle kennen die kleineren und größeren Fehler, die beim Arbeiten mit Excel immer wieder entstehen können. Ein dediziertes Projektportfoliomanagement-Tool hingegen ist maßgeschneidert für die Herausforderungen in diesem Anwendungsfall. Alle Leitplanken sind aufgestellt und es muss nichts von Null auf Hundert in eine leere Excel-Maske “einprogrammiert” werden. Das spart eine Menge Zeit und vermeidet naturgemäß unzählige Fehler.

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2. Excel ist unsicher

Legt man seine Daten in Dateiformaten ab, macht man sich leicht angreifbar. Wissentlich oder unwissentlich können Daten verfälscht, gestohlen oder gelöscht werden. Kontrollen sind systemisch bei Excel nicht vorgesehen und eine manuelle Prüfung übersteigt die Kapazitäten eines jeden Mitarbeiters. Mit Hilfe von User-Rechten, Zugriffsmanagement und Backup- und Wiederherstellungsfunktionen beugen Projektportfoliomanagement-Tools diesen Problemen vor.

3. Excel wird schnell unübersichtlich

Komplexe Projektportfolios mit vielen parallel laufenden Initiativen sind mit Excel kaum zu bewältigen. Informationen müssen immer wieder neu einzeln zusammengesucht, aggregiert und interpretiert werden. So ist es nicht verwunderlich, dass Excel im Projektportfoliomanagement schnell für Verwirrung sorgt und man den Überblick verliert. Im Gegensatz dazu sind Projektportfoliomanagement-Tools genau dafür entwickelt, Ordnung und Strukturen in komplexe Projektportfolios zu bringen.

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4. Keine Multi User-Fähigkeit

Viele Köche verderben die Excel-Datei: Excel-Dateien werden per Mail versendet, befinden sich im Schreibschutzmodus oder erhalten auf einmal mysteriöse Formelfehler. Auch flexible User-Rechte und differenzierte Wiederherstellungsfunktionen sucht man in Excel vergeblich. Ein gemeinsames Arbeiten im Sinne einer Multi-User-Anwendung ist damit nur schwer möglich. Wenn Teammitglieder projektübergreifend an verschiedenen Stellen einbezogen werden, bedeutet das die Verknüpfung von mehreren möglicherweise unterschiedlich formatierten Excel-Dateien, wodurch sich die Probleme potenzieren. Eine geeignete Projektportfolio-Software schafft Abhilfe, bietet User-Management und Zugriffsrechte nach Maß und ermöglicht simultanes Arbeiten auch in sehr großen Teams.

5. Kein Rechte-Management

In vielen umfangreichen Projekten, gerade in sensiblen Situationen wie einer Restrukturierung, M&A-Initiativen oder anderen Transformationsprojekten, existieren Projektinhalte, Meilensteine, Maßnahmen, Effekte und Forecasts, die nicht für jeden Projektmitarbeiter einsehbar sein sollen. Eine gezielte Steuerung, wer auf welche Informationen zugreifen darf, ist ohne eine zeitraubende Versionierung von Dateien in Excel schlicht nicht machbar. Dedizierte Projektportfoliomanagement-Lösungen wie Falcon ermöglichen ein einfaches, intuitives und sicheres Rechte-Management auf Knopfdruck.

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Mit Falcon erstellen Sie im Handumdrehen eine Rechtestruktur für Ihre Projekte

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6. Arbeit benötigt spezielle Excel-Kenntnisse

Nicht jeder Projektteilnehmer ist ein Excel-Experte. Das Programm enthält viele Funktionen, die auf ihren ursprünglichen Einsatz als Analyseinstrument ausgelegt sind und kann in der Bedienung kompliziert sein. Besonders wenn viele Informationen in verschiedenen Formen von Kollegen unterschiedlichen Excel-Niveaus über mehrere Tabellenblätter hinweg nachgehalten werden. Bei unerwarteten Fehlern oder Problemen im Einsatz steht bei Microsoft kein Excel-Ansprechpartner zur Verfügung, der gezielte Fragen zur Anwendung beantworten kann. Eine Projektportfoliomanagement-Lösung wie Falcon kann hingegen ab der ersten Minute eingesetzt werden. Drag’n Drop, rechter Mausklick, Info-Texte und sprechende Funktionsnamen ermöglichen Ihnen einen kinderleichten Einstieg. Falls doch einmal etwas unklar ist, steht unser Support binnen kürzester Zeit zur Verfügung.

7. Versteckte Kosten sind hoch

Excel selbst ist auf den ersten Blick sehr günstig. Allerdings werden die Kosten übersehen, die durch die vorgenannten Probleme entstehen. Am Beispiel des zeitraubenden Suchens, Aggregierens und Interpretierens von in Excellisten versteckten Informationen kann man sich dies gut vor Augen führen. Getrieben durch die Größe des Projektportfolios und die Anzahl der beteiligten Personen potenzieren sich diese Kosten und werden zu einem echten Klotz am Bein im täglichen Projektgeschäft. Mit einem geeigneten Projektportfoliomanagement-Tool lässt sich Ihr Projektportfolio deutlich effektiver und effizienter managen. Da die Investitionen und finanziellen Benefits der Projekte in Ihrem Projektportfolio schnell in die Millionen gehen, ist der finanzielle Vorteil einer dedizierten PPM-Lösung gegenüber Excel unstrittig! Ob Handwerker, Chefköche, Projektmanager - Profis arbeiten mit Profi-Equipment.

Also nie wieder Excel?

Excel hat unbestritten seine Daseinsberechtigung. Wir nutzen es selbst täglich! Denn für Tabellenkalkulationen und Berechnungen ist Excel ein sehr mächtiges Tool. Wir raten Ihnen allerdings dringend davon ab, Excel als Projektportfoliomanagement-Tool zu verwenden! Wir wissen aus Erfahrung, dass das Chaos groß ist und Projekte deswegen scheitern.