Es gibt viele Möglichkeiten, Ihren Projektfortschritt zu visualisieren. Einige Varianten eignen sich vor allem für Projekte einer gewissen Größe, andere wiederum für bestimmte Arten von Projekten. Wir stellen Ihnen in diesem Artikel die verschiedenen Möglichkeiten und die damit verbundenen Aufgaben vor.
1. Gantt-Charts
Ein Gantt-Diagramm, auch Balkenplan genannt, ist ein Instrument des Projektmanagements, mit dem Sie die zeitliche Abfolge von Aktivitäten grafisch in Form von Balken erstellen, wobei dieser das Startdatum, die Dauer und das Enddatum repräsentiert. Für kleinere und wenig komplexe Projekte können Gantt-Diagramme funktionieren, um den zeitlichen Überblick zu garantieren. Bei Großprojekten mit vielen Mitarbeitern und verschiedenen involvierten Teams kann das Gantt-Diagramm schnell zu umfangreich und unübersichtlich werden, sodass der Projektfortschritt schlecht einsehbar ist. Aus diesem Grund spielen Gantt-Diagramme in Falcon selbst keine ausschlaggebende Rolle.
2. Burn-Up-Chart
Das Burn Up Chart ist ein Linien- oder Flächendiagramm, das Ihnen einen Überblick gibt, wie viele Aufgaben im Projekt bereits erledigt sind und wie viel insgesamt noch zu tun ist. Da das Diagramm sehr agil ist und die Veränderlichkeit des Umfangs und des Projektfortschritts berücksichtigt, eignet sich das Burn Up Chart zur Steuerung des gesamten Projekts. Besonders wenn das Projekt noch in der Schwebe ist und sich die Dinge ändern, gehört das Burn-Up-Diagramm zu den besten Tools.
3. Kanban
Kanban hat in den letzten Jahrzehnten sehr viel an Popularität gewonnen. Die Methode hat ihren Ursprung in der Fertigung bei Toyota, bis sie später hauptsächlich von Software-Entwicklern eingesetzt wurde. Aufgrund seiner großen Vorteile wird Kanban jedoch seit einiger Zeit in verschiedenen Geschäftsbereichen und Unternehmen zum Erstellen unterschiedlichster Projekte eingesetzt, da auch der visuelle Überblick überzeugt.
Die einfachste Kanban-Tafel hat drei Spalten - "Zu erledigen", "In Bearbeitung" und "Fertig". Zusätzliche Spalten können bei Bedarf leicht hinzugefügt werden. Die verschiedenen Aufgaben bewegen sich dann durch den Workflow. Die Visualisierung des Arbeitsablaufs sorgt für Klarheit und mögliche Engpässe, Fragen und Probleme werden schnell sichtbar. Der Vorteil von Kanban besteht auch darin, dass es leicht in jedes Projekt eingeführt werden kann und sich individuellen Bedürfnissen anpasst und der Fortschritt des Projekts schnell eingesehen werden kann. Dadurch sind keine umfangreichen Änderungen notwendig. Dies macht Kanban besonders nützlich für paralleles Arbeiten, wie es heute in Projekten üblich ist.
4. Tabellen mit Aggregation
Bei vielen Projekten kann auch auf die bewährte Tabelle, in der der Projektstatus und die Aktivitäten festgehalten werden, zurückgegriffen werden. In dieser Tabelle können Sie leicht herausfinden, wer verantwortlich ist, welche Termine und Prioritäten vorliegen und welcher Projektstatus vorliegt. Die Möglichkeit, die Tabelle mit wenigen Klicks an den aktuellen Projektstatus anzupassen, sowie die Multi-User-Freundlichkeit, die im Gegensatz zum Gantt-Diagramm geboten wird, macht die Tabelle im Projekt besser als ihren Ruf. Außerdem lässt sich mit einer klaren Strukturierung der Projektfortschritt leichter überwachen. Bei der Strukturierung von Projekten auf verschiedenen Ebenen ist besonders die Aggregation von unten auf überliegende Ebenen ein hilfreiches Mittel, um den Überblick zu behalten und Aufgaben zu verteilen. Dadurch kann der Fortschritt einzelner Projektteile betrachtet und bei Bedarf die Quelle untersucht werden.
5. Statusberichte und Dashboards
Gantt-Diagramme und Kanban sind gute Tools, um Ihre Projekte zu verfolgen, aber nicht unbedingt, um Ihren Projektstatus an Ihre Stakeholder zu kommunizieren. Wenn Sie Ihren Fortschritt, eine Frage oder anderes Wissen mit einem Kunden, Ihrem Projektsponsor oder einem anderen Kontakt kommunizieren müssen, ist ein leicht verständlicher Statusbericht die beste Wahl. Darüber hinaus können Echtzeit-Dashboards Ihnen helfen, den aktuellen Status Ihres Projekts aus verschiedenen Ansichten zu erfassen und auch dem Team einen Überblick zu geben. Mit der richtigen Projektmanagementsoftware können Statusberichte und Dashboards mit wenigen Mausklicks erstellt werden und Ihnen wertvolle Zeit und Energie für weitere Projekte sparen.
Fazit
Welche Möglichkeit und Tools der Fortschrittsvisualisierung für Ihr Projekt am besten geeignet ist, hängt stark von der Art des Projekts, der jeweiligen Größe und Kosten sowie den Aufgaben ab. In jedem Fall sollten Sie auf eine Projektmanagementsoftware setzen, mit der Ihre Visualisierungen automatisch erzeugt werden. Um Chaos zu vermeiden, lassen Sie besser die Finger von Projektmanagement mit Excel. Für Transformationsprojekte und andere Strategieprojekte empfehlen wir Ihnen und Ihrem Team, Tabellen mit Aggregation, im Zusammenspiel mit Statusberichten und Dashboards! Dieser Mix hilft Ihnen, den bestmöglichen Überblick auch über komplexe Projekte zu behalten und ihren Fortschritt zu überwachen. Deswegen gehören diese Möglichkeiten zum Standard unserer Projektmanagement Software Falcon und Sie können dieses Setting in nur wenigen Schritten erstellen. Lernen Sie Falcon und die Vorteile für Ihr Projektmanagement kennen.
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