Ziele sind eine der wichtigsten Voraussetzungen für erfolgreiches Projektmanagement. Um den Projekterfolg datengetrieben zu messen, können wir die Erreichung der Ziele heranziehen und entfernen uns dadurch von Meinungen und Gefühlen. Aus der Praxis haben wir folgende Tipps für Sie gesammelt.
Die wichtigsten Punkte in der Übersicht:
- Genau definierte Ziele im Zeitplan und für Finanzeffekte dienen uns als Benchmark, um den Projekterfolg zu messen
- Ziele auf einzelne Projektteile herunter zu brechen, erleichtert uns die Lokalisierung
- Den Erfolg als Erreichungsgrad zu messen, hilft gerade bei komplexen Projektstrukturen einzelne Projektteile zu berücksichtigen
- Den Erreichungsgard als Ampel zu visualisieren, verschafft uns einen schnellen Überblick über den Status
Die einzelnen Punkte erklären wir in diesem Artikel.
Erfolgreiche Projekte
Erfolg wird von allen Menschen subjektiv bewertet. Daraus entsteht die Problematik, dass Projektergebnisse für die eine Person ein Erfolg sind, während sie von einer anderen Person als das genaue Gegenteil eingestuft werden. Wir können dieses Problem jedoch vermeiden, wenn wir objektive Erfolgsmaßstäbe definieren, die sich quantitativ messen lassen. Versehen mit quantitativen Zielen ist ein Projekt dann erfolgreich, wenn die definierten Ziele erreicht oder übertroffen wurden.
Benchmarking als Mittel zur Erfolgsmessung
Die Ziele eines Projekts lassen sich auf eine zeitliche und eine finanzielle Seite herunterbrechen. Für jeden Projektbereich sollte ein fester Zeitraum definiert werden, in der gewisse Aktivitäten zu erledigen sind. Der so definierte Zeitplan dient als Benchmark für die Arbeit der Projektteilnehmer. Abweichungen vom Plan lassen sich genau nachvollziehen.
Auf der anderen Seite sollten für jedes Projekt Effekte als Ziele gemessen werden. Die Effekte können finanzieller Natur sein, wie z.B. Einsparungen oder Kosten sein, oder aber andere quantitative Größen messen. Häufig spricht man im letzten Fall von Key Performance Indikatoren (sog. KPIs) des Projekts. Wichtig dabei ist letztlich nur, dass die Ziele quantifizierbar sind. Wie schon beim Zeitplan dienen die hier definierten Ziele als Benchmark und werden mit den tatsächlichen Werten, die sich im Laufe des Projekts ergeben, verglichen.
Probleme bei der Messung von Effekten
Während den meisten Beratern, Projektleitern und Managern der Begriff Effekte geläufig sein sollte, ist er in vielen Unternehmen noch unbekannt. Ob geläufig oder nicht - auch erfahren Projektmanagern und Berater fällt es oft schwer, Effekte richtig zu planen und zu messen. Häufige Probleme sind:
- unklarer Ursache-Wirkung-Zusammenhang
- schwierige Messbarkeit
- geringe Datenqualität
- hoher manueller Aufwand
"Effekte sind dann einfach zu planen, wenn die notwendigen Schritte für die Erreichung wenig Auslegung erfordern. Dies ist häufig z.B. bei Aufwandsminderungen der Fall. Oft sind hier auch die resultierenden Effekte leicht messbar und lassen sich in eine direkte Beziehung mit der Maßnahmenhandlung bringen. Die Umsetzbarkeit von Maßnahmen unterliegt auf den ersten Blick der gleichen Logik. Sie hängt jedoch zusätzlich nicht nur stark vom Willen, sondern vor allem auch vom Maßnahmenverständnis aller Stakeholder ab." (Nordantech 2019)
Weitere Informationen zu Messproblematik und hilfreiche Tipps zu Effekten finden Sie in unserer Studie Transformationseffekte.
Erreichungsgrad statt "1-oder-0-Erfolg"
Bei allen Zielen ist es sinnvoll, von einer simplen Bewertung der Erreichung im Schema eins oder null abzusehen. Vielmehr sollte der Erreichungsgrad in Prozent betrachtet werden, um ein genaueres Bild zu bekommen. Die Grenzen ab wann ein Erreichungsgrad erfolgreich ist können anschließend festgelegt werden. In der Praxis wird üblicherweise eine Erreichung von unter 70% als Verfehlung und über 90% als Erfolg gesehen.
Visualisierung der Status mit Ampeln
Um sich ein schnelles Bild des Projektstatus zu machen, bietet sich eine Visualisierung als Ampel an. Der Erreichungsgrad kann in die drei Ampelfarben übersetzt werden mit zum Projekt passenden Schwellen. In unserem Artikel zu Projektstatus Ampel erfahren Sie mehr. Unsere Erfahrung in der Praxis hat gezeigt, dass Ampeln sich besonders gut für die Visualisierung des Status eignen, weil jeder die Logik dahinter versteht. Deswegen haben wir die Ampel-Logik für alle Teile eines Projekts in unserer PM-Lösung Falcon für Sie integriert.
In einem guten Projekt sind nicht alle Ampeln grün
Besonders interessant in einem Projekt sind die gelben Ampeln. Nach den oben angesprochenen Grenzen ist das der Erreichungsgrad zwischen 70 und 90%. Hier kann weder von einem Erfolg oder Misserfolg gesprochen werden. Bei Verspätungen im Zeitplan, die rechtzeitig kommuniziert werden, kann noch regiert werden. Darüber hinaus zeigen gelbe Ampeln im Zeitplan oder bei den Effekten, dass die Ziele ambitioniert waren und sich das Team für Ihre Erreichung strecken muss.
