Multiprojektmanagement ist einfach gesagt die Steuerung von mehreren Projekten gleichzeitig. Die Schwierigkeit liegt also nicht darin, einen komplizierten Begriff zu verstehen, sondern einzig in der Durchführung. Denn mehrere Projekte gleichzeitig zu managen ist alles andere als trivial. Wir erklären, worauf es ankommt und wie eine Projektmanagement Software Ihnen das Leben erheblich einfacher machen kann.
- Das sollte eine gute Multiprojektmanagement Software draufhaben:
- Projekte übersichtlich und strukturiert darstellen
- Projektübergreifende Standards schaffen
- Standardprojekte hinterlegen
Eine ausführliche Erklärung der einzelnen Punkte finden Sie in diesem Artikel
Gute Organisation ist der Schlüssel
Viele Projekte scheitern vor allem an der schlechten Organisation. Denn mit steigender Anzahl an parallel laufender Projekte steigen auch die Probleme, mit dem das Management konfrontiert wird.
Häufige Probleme sind:
- Ständiger Planwechsel
- Ressourcenkonflikte
- Kostensteigerungen
- Qualitätsschwankungen
- Wenig Vergleichbarkeit zwischen den Projekten
- Ständige Reportings an diverse Stakeholder
Die wichtigsten Faktoren sind eine Projekt-Kultur, die auf Teamwork ausgerichtet ist und das Know-how der Projektmanager. Damit Ihre Projekte erfolgreich sind, sollten Sie auf eine geeignete Projektmanagement Software setzen und so bereits viele Probleme abfangen. Wir haben Ihnen ein paar grundlegende Tipps zusammengestell, die Ihnen bei der Auswahl helfen.
Projekte strukturieren
Jedes Projekt benötigt eine klare Struktur und eine gute Dokumentation, die von den Projektteilnehmern regelmäßig und ausführlich gepflegt wird. Die Projekt-Struktur sollte das Projekte in sinnvolle Teile mit jeweils einzelnen Aufgaben teilen. Jedem Projektteilnehmer müssen darüber hinaus die eigenen Aufgaben und die jeweiligen Fristen dafür klar sein. Eine gute Multiprojektmanagement Software sollte Ihnen helfen, auch komplexe Projekte übersichtlich zu erstellen, aber nicht im Detailierungsgrad stecken zu bleiben. Das Nachvollziehen der einzelnen Bestandteile, Zusammenhänge und der jeweilige Status verschiedener kann sonst schnell zu einem Albtraum werden.
Überblick zu allen Projekten
Es ist wichtig, dass Sie sich schnell einen Überblick über den Fortschritt und mögliche Probleme einzelner Projekt machen können. Gerade bei mehreren projekte gleichzeitig kann man schnell den Überblick verlieren. Deswegen sollte eine gute Multiprojektmanagement Software es Ihnen leicht machen, den Status einzelner Projektteile zu überwachen. Für strategische Projekte, bei dem eine sinnvolle Strukturierung des Projekte wichtig ist, kann an dieser Stelle eine Darstellung als Baumstruktur mit Status Ampeln hilfreich sein.
Informations-Chaos vermeiden
Alle Informationen zu den Projekten sollten an einem Ort liegen, damit sie nicht mühsam zusammengesucht werden muss. Besonders wenn Sie Projektstände mit Office Anwendungen managen, ist ein strikter Umgang mit Versionen wichtig. Alte Dateien sollten in einem Archiv-Ordner ablegen werden. Dadurch ist die aktuellste Version ersichtlich und die Chaos-Gefahr sinkt. Am besten setzen Sie jedoch auf eine cloudbasierte Projektmanagement Software. Dadurch schleißend Sie einen der hauptgründe für Chaos im Projekt systematischa aus und alle Projektteilnehmer können sich auf die Aufgaben konzentrieren.
Projektübergreifende Standards schaffen
Versuchen Sie einen Standard für alle Projekte zu schaffen. Das vereinfacht den Aufwand und ermöglicht die Vergleichbarkeit zwischen den Projekten. Auch das Reporting wird so viel einfacher. Nicht nur für Sie - auch für den Leser. Denn so lassen sich auch vermeidlich unterschiedliche Projekte gut vergleichen. Die gleichen Vorteile gelten natürlich auch für ähnliche Projekte, z.B. im Programmmanagement. Deshalb sollte eine gute Multiprojektmanagement-Software die Möglichkeit bieten, Strukturen projektübergreifend zu teilen.
Wiederholbare Standardprojekte schaffen
Wenn Projekte oft ähnliche Teile oder Strukturen haben, dann ist die Erstellung von Standardprojekten für Sie sinnvoll. Dadurch müssen die Strukturen nicht jedes Mal neu aufgebaut werden und Sie erhöhen die Vergleichbarkeit der Projekte weiter. Eine Software, mit der Sie Standardprojekte anlegen und nutzen können, ist auf lange Sicht ein starker Begleiter.
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Falcon ist eine Projektmanagement Software, die Ihnen bei der Umsatzung von Strategie-Projekten hilft. Erstellen Sie ganz einfach eine Projekt-Struktur und legen Sie fest, wer was sehen oder bearbeiten darf. Mit Falcon können Sie klare Verantwortlichkeiten festlegen und erhalten jederzeit eine einfache Übersicht über das Gesamtprojekt, die Ziele sowie den Fortschritt. Falcon ist besonders gut geeignet, um mehrere Projekte gleichzeitig zu managen und damit ein beliebtes Tool im PMO erfolgreicher Unternehmen.
