Maßnahmentracking ist ein zentrales Instrument im Projektportfoliomanagement, insbesondere während Restrukturierungsprozessen. Es ermöglicht eine gezielte Überwachung von Maßnahmen, sorgt für Transparenz im Fortschritt und hilft, rechtzeitig auf Herausforderungen zu reagieren. Durch präzises Tracking von Zielen, Verantwortlichkeiten und Fortschrittskennzahlen stellt es sicher, dass Maßnahmen effizient umgesetzt und Unternehmensziele erfolgreich erreicht werden. Lernen Sie die Basics hier kennen!
Was ist eine Maßnahme und was hat das mit Turnarounds zu tun?
Klar, bisschen langweilig mit einer Definition anzufangen - aber an dieser Stelle ist es in der Tat wichtig. Denn zunächst bezeichnet eine „Maßnahme“ einen konkreten Handlungsplan, der darauf abzielt, bestehende Probleme zu lösen oder zukünftige Herausforderungen zu bewältigen.
Insofern sind Maßnahmen eigentlich meist nichts anderes als Projekte, die neben dem Tagesgeschäft laufen. Oftmals werden Sie auch Initiativen genannt. Doch schwingt beim Begriff der Maßnahme meist mit, dass es sich um etwas negatives handelt, was beseitigt werden soll - und das liegt daran, dass der Begriff der Maßnahme insbesondere im Umfeld von Turnarounds und Sanierungen genutzt wird. So bilden Maßnahmen auch ein wesentlichen Teil eines Sanierungsplans, wie er zum Beispiel im Rahmen eines IDW S6-Gutachtens erstellt wird.
Maßnahmen können sich jedoch auf viele Bereiche eines Unternehmens erstrecken: von Kostensenkungsinitiativen über operative Verbesserungen bis hin zu strategischen Neuausrichtungen ist alles dabei. Sie müssen nicht immer negativ besetzt sein. Denn im Kern dienen sie dazu, ein Unternehmen (wieder) auf den Erfolgspfad zu bringen - egal ob Unternehmensrise oder nicht.
Was ist Maßnahmentracking?
Maßnahmentracking ist der Prozess, bei dem die Fortschritte, Erfolge und Hindernisse von geplanten Maßnahmen kontinuierlich überwacht werden. Auch hier kommt wieder der Link zur Sanierung zum Tragen: Insbesondere in Turnaround-Situationen ist das Maßnahmentracking unerlässlich, um sicherzustellen, dass die ergriffenen Maßnahmen tatsächlich den gewünschten Effekt erzielen und rechtzeitig angepasst werden können, falls Probleme auftreten. Das Maßnahmentracking bildet in diesem Fällen die Grundlage für ein effektives Bankenreporting während der Restrukturierung.
Welche Daten werden im Rahmen des Tracking erhoben und berichtet?
Eine Maßnahme im Turnaround- und Restrukturierungskontext besteht aus verschiedenen Schlüsselkomponenten, die regelmäßig erfasst und überwacht werden müssen, um ihren Fortschritt und Erfolg zu bewerten. Dazu gehören:
- Zielsetzung: Jede Maßnahme muss ein klares, messbares Ziel haben. Dies kann beispielsweise die Senkung der Betriebskosten um einen bestimmten Prozentsatz oder die Erhöhung des Umsatzes in einem definierten Zeitraum sein.
- Verantwortlichkeiten: Wer ist für die Umsetzung verantwortlich? Ohne diese Zuweisung geht es nicht.
- Zeitrahmen & Meilensteine: Ein präziser Zeitplan ist entscheidend. Jede Maßnahme muss einen Start- und Endzeitpunkt sowie Meilensteine enthalten, die auf dem Weg erreicht werden sollen.
- Effekte: Hierzu zählen insbesondere GuV, Bilanz- und Cash-Daten. Auch andere KPIs (Key Performance Indicators), die den Erfolg der Maßnahme messbar machen, fließen oft mit ein. Aber am Ende des Tages sollte immer die Frage beantwortet werden können, was die Maßnahmen tatsächlich in harter Währung gebracht hat.
- Härtegrade & Phasen: Auch in welcher Phase der Umsetzung - von der Idee bis zur Realisierung der geplanten Effekte - sich eine Maßnahme sich befindet, muss immer klar sein. Dabei wird häufig ein Härtegrad-System (mehr dazu hier) gewählt.
- Risiken und Herausforderungen: Mögliche Risiken und Hindernisse, die die Maßnahme beeinträchtigen könnten, sollten bereits im Vorfeld identifiziert und im Laufe des Prozesses regelmäßig überprüft werden.
- Status: Der aktuelle - meist in Prosa kommentierte - Status einer Maßnahme rundet das Tracking ab. Denn hier kommen die Maßnahmenverantwortlichen zu Wort und schätzen die aktuelle und zukünftige Lage der jeweiligen Maßnahme ein.
Wie Sie sehen, gibt es also einiges zu erheben und zu berichten. Gerade wenn es nicht um ein paar Maßnahmen geht, sondern um viele, die das gesamte Unternehmen betreffen, ist die Allzweckwaffe Excel oder anderer Spreadsheets nicht mehr die richtige Wahl, um Maßnahmen zu tracken und zu berichten. Aber dazu später mehr. Denn zunächst sollten wir klären, wer das Tracken und Berichten überhaupt übernimmt.
Wer managt die Umsetzung von Maßnahmen und welche Rolle spielt das PMO?
Die Verantwortung für die Umsetzung von Maßnahmen liegt häufig bei verschiedenen Ebenen des Managements, abhängig von der Größe und Komplexität des Unternehmens. Doch in aller Regel wird diese Aufgabe häufig einem speziellen Organ übertragen: dem Project Management Office (PMO). Ein PMO übernimmt eine zentrale Rolle, indem es die Koordination und Überwachung sämtlicher Maßnahmen sicherstellt und als Bindeglied zwischen den operativen Einheiten und der Unternehmensführung fungiert.
Ein schlankes und effektives PMO kann darüber hinaus helfen, Maßnahmen schneller und effizienter umzusetzen, da es den Informationsfluss steuert, Entscheidungsträger informiert und dafür sorgt, dass Ressourcen optimal genutzt werden wie Sie ein schnelles PMO aufsetzen können, erfahren Sie hier). Gerade in Krisenzeiten, wenn Zeit und Präzision entscheidend sind, ist ein PMO unverzichtbar, um sicherzustellen, dass die Maßnahmen wie geplant umgesetzt werden und der Turnaround gelingt.
Ein tieferer Blick auf Maßnahmeneffekte: What Can Be Done Can Be Measured?
Das Credo What get's measured get's done kennt jeder. Doch oft ist es mit der Messung gar nicht so einfach. Denn tatsächlich gehört das Planen und Messen von Maßnahmeneffekten zu den Königsdisziplinen des Maßnahmentrackings.
Als Einstieg nehmen wir heute ein einfaches Beispiel: Sie sind Automobilzulieferer und stellen Zylinderköpfe her. Sie haben im Gefühl, dass der Materialaufwand unnötig hoch ist. Sie finden heraus, dass die Fehlerquote der Produktion gestiegen ist. Die alten Maschinen laufen nicht mehr rund. Schnell ist klar, dass der Maschinenpark ein Update bedarf. Gesagt getan.
Der Maßnahmeneffekt lässt sich relativ einfach berechnen und auch tracken: Effekt = Fehlerreduktion x Materialwert – Investition . Vielleicht ist hier und da noch ein anderer Effekt vorhanden (Stillstand, Personalschulung etc.) – aber im Großen und Ganzen fahren Sie mit der beschriebenen Effektbestimmung sicherlich nicht schlecht. Was soll daran so schwierig sein?
Das Problem mit Ursache und Wirkung...
Das es doch manchmal nicht so leicht ist wird klar, wenn wir uns z. B. einer Umsatzsteigerungsmaßnahme widmen. Sie konstruieren einen neuen Absatzkanal, vielleicht dazu eine Marketingkampagne und eine Rabattaktion. Siehe da, der Umsatz steigt. Aber… liegt das an Ihren Maßnahmen? Oder hat der Markt einfach angezogen? Vielleicht beides zusammen?
Das Problem mit der Zeit....
Und selbst wenn Sie den Einfluss gut messen können, leider liegen die Umsetzung der Maßnahmen (z.B. eine neuen Marketing-Kampagne) und der Eintritt des messbaren Effektes zeitlich gesehen häufig weit auseinander. Dann wird es umso schwieriger Ursache und Wirkung überhaupt gegenüber zu stellen.
Ergebnisse einer Umfrage unter Transformationsberatern
Wir haben die Cremé de la Cremé der Unternehmensberater um Ihre Einschätzung gebeten. Die Teilnehmer kennen ihre Pappenheimer und können aus langjähriger Erfahrung berichten, welche Maßnahmen sich einfach messen lassen und schnell zum gewünschten Effekt führen. Was Sie sehen ist die durchschnittliche Einschätzung der Teilnehmer. Maßnahmen die in der Matrix oben rechts zu finden sind, sind die Schwierigen. Sie sind schwer messbar und der Eintritt des gewünschten Effektes kommt erst lange nach der Umsetzung der Maßnahme. Nicht alle Teilnehmer sind sich ganz einig. Wenn Sie die Grafik anklicken, zeigen wir Ihnen die Verteilung der Antworten.
Also... Kopf in den Sand und nicht messen?
Sie sehen was wir meinen. Effekte planen und messen kann sehr schnell sehr schwierig werden. Mannigfaltige Abhängigkeiten zwischen den Maßnahmen und Effekten selbst lassen eine genaue Zuordnung von Ursache und Wirkung oft nicht zu. Auch wenn es möglich ist, (über)kompensiert der entstehende Aufwand der Messung manchmal den Effekt. Das kann z. B. passieren, wenn Sie für die Messung der Effekte neue Instrumentarien und/oder Prozesse entwickeln müssen. Doch sind die Probleme beherrschbar! Was kann also getan werden?
Effektetreiber sind das Stichwort!
Anstatt sich wochenlang damit zu beschäftigen, welche Messgröße die gewünschten Effekte doch vielleicht abbildet, hilft es, sich ein Effektetreiberkonstrukt zu erstellen.
Bleiben wir gedanklich bei unserer Umsatzmaßnahme des Zylinderkopfherstellers. Ein Effektetreiberkonstrukt besteht zunächst und auf oberster Ebene aus dem unmittelbaren Ziel. Oft ist dieses messbar – in diesem Beispiel Gesamtumsatz. Denn am Ende geht es darum, den Umsatz zu steigern und wir sollten ihn daher gut im Auge behalten.
Danach versuchen wir Messgrößen zu identifizieren, die unmittelbar mit der Umsetzung der Maßnahme zu tun haben und mittelbar mit unserer Zielgröße. Bei einer Umsatzmaßnahme könnte das z. B. der Anteil von Neukunden oder der Umsatz mit neuen Produkten sein. Wichtig ist an dieser Stelle, dass die Maßnahme im besten Fall diese Kenngrößen unmittelbar beeinflusst oder zumindest beeinflussen kann.
Im letzten Schritt nehmen wir Kenngrößen auf, die nachweislich zur Verfälschung des Ergebnisses beitragen können. Also Kenngrößen die den Fall „unser Umsatz steigt, aber es liegt nicht an der Kampagne allein“ miterklären können. Das könnte in unserem Fall z. B. der allgemeine Umsatzentwicklungstrend sein oder auch Branchenindizes. Auch Relationen der Zielgröße zu vielleicht erklärenden Messgrößen sind hier meist sehr sinnig. Diese Messgrößen geben Ihnen ein Gefühl dafür, ob Ihre Maßnahme greift. Weitere spannende Informationen finden Sie in unserer Studie Transformationseffekte.
Wann und wie oft wird über Maßnahmen berichtet?
Es gibt kaum etwas Wichtigeres für das Management Ihrer Maßnahmen als die quasi-religiöse Verfolgung des sog. Reporting-Zyklus. Nur mit dieser Regelmäßigkeit können Maßnahmen durch das PMO gut begleitet werden, und Probleme können zeitnah angegangen werden. Ein sehr gängiger Ansatz ist ein monatliches Berichtswesen (so wie nachstehend gezeigt).
Die Erfahrung zeigt, dass Maßnahmentracking und damit auch die einzelnen Maßnahmen ohne einen strikten Zyklus und dessen ständige Unterhaltung fast immer zum Scheitern verurteilt sind, weil sie schlicht einschlafen. Wählen Sie also einen Zyklus und ein Format (z. B. einen monatlichen Lenkungsausschuss mit Beteiligung des C-Levels, des PMO und aller weiteren Akteure/ Projektsponsoren), das Ihren Bedürfnissen entspricht.
Mit welcher Technik wird Maßnahmentracking unterhalten?
Viele Unternehmen setzen beim Maßnahmentracking auf Spreadsheets - also Excel. Das ist zunächst auch verständlich. Es geht schnell, ist flexibel und alle kennen dieses Tool. Aber die Nachteile (mehr dazu hier) überwiegen die geglaubten Vorteile bei Weitem. Das ist ein Thema für sich - doch in aller Kürze: Sicherheit, Anpassbarkeit im Laufe der Zeit, Fehleranfälligkeit und viele andere Aspekte machen die Abkehr von Spreadsheet-Monstern hin zu geeigneter Maßnahmentracking-Software sinnig. Dabei sind Maßnahmentracking-Lösungen im Kern keine Projektmanagement-Tools. Vielmehr sind sie in aller Regel schnell einzuführende und schlanke Project-Portfolio-Management-Anwendungen - oder auch PPM-Tools: es geht um das Management diverser Maßnahmen - also einem Portfolio - gleichzeitig und nicht nur um die einzelne Maßnahme.
Tools diesen Typs sollten mindestens das folgende Aspekte bedienen:
- Aggregation zum Maßnahmenportfolio
- Drilldown
- Segmenting & Clustering
- Budget- und Benefit Tracking
- Meilenstein-Planung und Tracking
- Statuserfassung und qualitative Maßnahmenbewertung
- Reporting und Analyse
- Multi-User & Berechtigungskonzept
- Schnelle Einrichtung
- Einfache Konfiguration ohne IT-Ressourcen bedienen zu müssen
- Integrationen zu ERP und Business-Intelligence-Systemen
Wenn Sie noch tiefer in die Welt der schlanken PPM-Softwarelösungen eintauchen möchten, sollte Ihnen dieser Artikel helfen. Übrigens: Dem Begriff PPM haben wir ins unserem Blog eine ganze Reihe an Artikeln gewidmet. Schauen Sie ruhig hier vorbei.
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Fazit
In Zeiten des Wandels und der Krise ist ein effektives Maßnahmentracking unverzichtbar, um den Überblick über den Fortschritt von Turnaround- und Restrukturierungsmaßnahmen zu behalten. Es sorgt nicht nur für Transparenz, sondern schafft auch die Grundlage für fundierte Entscheidungen und Anpassungen bei unerwarteten Herausforderungen. Indem klar definierte Maßnahmen und relevante Datenpunkte wie Verantwortlichkeiten, Zielsetzungen und Fortschrittskennzahlen kontinuierlich überwacht werden, können Unternehmen auf dem Weg zur Erholung begleitet und unterstützt werden.
In Kombination mit einem gut strukturierten PMO wird sichergestellt, dass alle Beteiligten stets informiert sind und die Umsetzung zielgerichtet und effizient abläuft. Unternehmen, die auf maßgeschneiderte Maßnahmen und professionelles Maßnahmentracking setzen, sind besser gerüstet, Krisen erfolgreich zu meistern und gestärkt aus der Umbruchphase hervorzugehen.
