10 Mittel gegen Sand im PM-Getriebe

1. Maßnahmen

Wenn Sie eine Maßnahme definieren, sollten folgende Fragen beantwortet werden:
● Was ist das Ziel?
● Warum wird das Ziel verfolgt?
● Welche Maßnahmen soll es geben?
● Was genau soll passieren?
● Wer zeichnet dafür verantwortlich?
● Wer ist noch an der Maßnahme beteiligt?
● Welche Effekte werden erwartet?
● Wann treten die Effekte ein?
Eine Struktur und Zeitpläne, selbst wenn sie zunächst grob sind, schaffen Klarheit und Fokus.

2. Projektstruktur

Die Struktur eines Projekts sollte so simpel wie möglich bzw. nur so komplex wie unbedingt nötig sein. Einerseits ist es in komplexen Projektstrukturen schwieriger zeitliche Verzögerungen zu erkennen. Andererseits wird die quantitative Erfolgsmessung erschwert, da sich Effekte nur schwer über komplexe Projektstrukturen hinweg aggregieren lassen. Eine Struktur aus 4 Ebenen hat sich während unserer Projektarbeit über die Jahre als ideal herausgestellt.

3. Maßnahmenpakete

Projekte werden in aller Regel nach dem Verfahren “Divide and Conquer” aufgesetzt. Also: Teilen und erobern. Der Gedanke ist dabei ganz einfach: ein komplexes Projekt in handhabbare Teilprojekte zerteilen und diese Schritt für Schritt umsetzen. Dabei gibt es ein paar Prinzipien, die sich im Projektalltag bewährt haben. Den Maßnahmenpaketen und der Projektstruktur kommen dabei eine zentrale Bedeutung zu.

4. Effekte

Ziele mit Zahlen zu unterlegen ist nicht leicht. Doch dieser Kraftakt zahlt sich im weiteren Verlauf des Projektss vielfach aus. Effekt-Ziele sind motivierend, ermöglichen eine leicht verständliche Erfolgsmessung und werden von denjenigen verstanden, die Ihr Projektvorhaben unterstützen - Geschäftsführer und Leitungskräfte.
Legen Sie zunächst die Zielpositionen oder KPIs fest, die Sie mit Ihrer Maßnahme beeinflussen möchten (zum Beispiel Umsatz, Kosten, Durchlaufzeiten, Lagerbestände, usw.). Das können €-Werte, aber auch andere quantitative Größen sein. Oftmals hilft die Hinzunahme ergänzender KPIs, die Ihnen später Sicherheit geben, dass Ihre Maßnahme in die richtige Richtung läuft.

5. Projekt Kick-Off

Beim Projekt Kick-Off geht es um den erfolgreichen Start in das neue Projekt. Damit der Start in die Umsetzung reibungslos klappt, empfehlen wir einen Kick-Off mit allen Stakeholdern des Projekts. Projektteilnehmer, denen Ziele und Bedeutung des Projekts bewusst sind, arbeiten deutlich motivierter und fokussierter als solche, denen das Bewusstsein für den Kontext und die Relevanz fehlt. Schaffen Sie einen Rahmen, in dem Sie die Kick-Off-Veranstaltung strukturiert durchführen können. Starten Sie die Veranstaltung mit einem kurzen Blick auf die Agenda, damit allen klar ist, was sie erwartet.

6. Bottom Up

Von der Führungsebene angeordnete Projekte, die ohne die Überzeugung der Ausführenden durchgeführt werden, machen niemandem Spaß. Statt reinem Top Down-Befehl, empfehlen wir einen gut moderierten Bottom Up-Prozess, der die Ideen und das Know-How Ihrer Mitarbeiter mit den Vorstellungen der Führungsebene in Einklang bringt. So treffen Sie sich sozusagen auf halbem Weg! Im Bottom Up-Verfahren gehen Veränderungen, auch wenn Sie vielleicht ursprünglich vom Management initiiert wurden, von unteren Hierarchieebenen aus und werden von dort nach oben durch das Unternehmen getragen. Dieser Prozess will gesteuert und moderiert werden. Auch die effiziente Dokumentation und Entwicklung der Maßnahmen-Ideen ist wichtig.

7. Project Debriefing

Das Debriefing ist ein Rückblick auf das abgeschlossene Projekt. Dabei soll möglichst nüchtern geklärt werden, was passiert ist, warum es so geschehen ist und was man beim nächsten Mal anders machen würde. Der Blick für das „komplette Bild“ wird geschärft und das Bewusstsein für die Komplexität des Projekts oder der Organisation wird gefördert. Seinen Ursprung hat das Debriefing übrigens bei den Luftstreitkräften: In der Luft kann jeder Fehler fatale Folgen haben und sollte auf keinen Fall wiederholt werden. Eine geordnete und ausführliche Kommunikation ist hier oft erst nach der Landung möglich.

8. Reporting

Die Erstellung eines Reports bedeutet in strategischen Projekten oder Transformationsprojekten oft einen Aufwand von vielen Stunden oder sogar Tagen. Dadurch wird nicht nur wertvolle Zeit für Projektarbeit verschwendet: Der lange Vorbereitungsbedarf bedeutet auch, dass Sie in spontanen Situationen abseits des Reportingzyklus kaum qualifizierte Entscheidungen treffen können. Die Hauptgründe für den großen Aufwand sind dezentral erhobene Effektdaten in zahlreichen lokal gespeicherten Spreadsheets, uneinheitliche Effekt- und Maßnahmenstrukturen innerhalb eines Projekts und fehlende Standardisierung beim Reporting. Wussten Sie, dass Sie mit Falcon in Sekunden per Knopfdruck reporten können?

9. Projekt-Zyklus

Der Projektzyklus hilft Ihnen bei der Etablierung einer erfolgreichen Routine für die Projektarbeit. Um Ihre Ziele konsequent anzugehen und das Projekt präsent zu halten, empfehlen wir einen Monatszyklus als Struktur für Ihre Projekte. Drei Wochen wird der Projektfortschritt erfasst und jede vierte Woche ist für Kontrolle und Reporting reserviert. Dadurch kann ein Projekt optimal überwacht und auf Probleme rechtzeitig reagiert werden. Auf Grundlage von Reporting und Statusmeetings werden die nächsten Schritte beschlossen, Zielwerte angepasst und ggf. Maßnahmen ergänzt oder beendet. In vielen Fällen findet das in einem eigenen Gremium wie einem Lenkungsausschuss oder dem Führungsteam statt.

10. Werkzeugkasten

Am besten halten Sie Ihren Werkzeugkasten auf dem neuesten Stand! Die richtige Projektstruktur finden, Maßnahmen gemeinsam mit dem Team definieren, die Kommunikation der Ziele sicherstellen, den Projektstatus im Blick haben und regelmäßig Reports zu erstellen und Entscheidungen treffen - Projektarbeit in strategischen Projekten ist anstrengend. Oft ist die Antwort auf diese Herausforderung ein immer weiter ansteigendes Meer aus Excel-Tabellen, Mails, Telefonaten, Protokollen, Präsentationen und Meetings. Irgendwann steht allen Projektbeteiligten das Wasser bis zum Kopf. Eine gute Projektmanagement-Lösung für Transformationsprojekte muss einfach sein und Zeit sparen.

Natürlich kann man nicht alle Gründe, die ein Projekt hemmen, beseitigen. Aber wir sind überzeugt: Mit dem richtigen Plan und einem passenden System werden Sie die Effizienz in Ihrem Projekt deutlich steigern können.
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