4. Dezember 2018

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Was ist Debriefing?

Viele Luftstreitkräfte auf der ganzen Welt halten nach jeder Übung, jedem Einsatz ein sogenanntes Debriefing ab, um aus Fehlern sofort zu lernen. Denn in der Luft kann jeder Fehler fatale Folgen haben.
Debriefings im Rahmen des Portfoliomanagements von Projekten sind wichtig, da sie eine strukturierte und systematische Überprüfung abgeschlossener Projekte ermöglichen. Sie bieten wertvolle Einblicke darüber, was gut funktioniert hat, was verbessert werden könnte, und welche Lektionen gelernt wurden. Durch die Analyse dieser Rückmeldungen können Organisationen ihre Projektmanagementprozesse verbessern, fundierte Entscheidungen für zukünftige Projekte treffen und die Ressourcenallokation optimieren. Debriefings tragen zur kontinuierlichen Verbesserung, Risikominderun
g und insgesamt zur Effizienz bei der Verwaltung eines Projektportfolios bei.

In einem Debriefing werden im Prinzip 3 simple Fragen gestellt, bei denen es sich um Fakten und weniger um Emotionen handelt.

• Was genau ist geschehen? Nur Fakten, keine Wertung. Es geht sowohl um Negatives, als auch um Positives.
• Warum ist es passiert?
• Was würde ich (oder wir) beim nächsten Mal anders machen? Daraus wird eine zweckmäßige To-Do Liste erstellt, die auch für andere verständlich und anwendbar ist.

Warum sollte man sich davon nicht eine Scheibe abschneiden und sich dann ein klareres Bild über das letzte Projekt machen? Dies kann auch die Motivation des Teams für zukünftige Projekte stärken!

Vorteile eines Debriefings

Debriefings haben viel mehr Vorteile, als nur einen Schlussstrich unters Projekt zu ziehen.

• Es ermuntert zu faktenbasiertem Lernen und nicht zu Schuldzuweisungen.
• Die Erfahrungen des gesamten Teams werden geteilt und helfen dabei, gemachte Fehler zukünftig zu vermeiden.
• Die Kommunikation im Team wird trainiert und verstärkt.
• Der Blick für das „komplette Bild“ wird geschärft. Das Bewusstsein für die Komplexität des Projekts oder der Organisation wird gefördert.

Auch wenn der militärische Ursprung von Debriefings im ersten Moment etwas abschrecken mag, so ist es auch eine sehr wirkungsvolle Methode, um ständig an sich selbst und an der Zusammenarbeit im Team zu arbeiten. Das zweite Ziel eines Debriefings liegt darin, die Gründe für Erfolge und Rückschläge aus vergangenen Projekten zu verstehen und daraus umsetzbare Maßnahmen für die Zukunft aufzustellen. So läuft das nächste Projekt sicher reibungsloser und erfolgreicher.

5 Schritte zum erfolgreiches Debriefing

1. Einen Termin für das Debriefing festlegen

Im besten Fall sollte das Debriefing Teil der Projektplanung sein und möglichst bald nach Projektabschluss stattfinden. Wenn nur wenig Zeit verstreicht, sind die Eindrucke noch möglichst frisch.

2. Debriefing-Fragebogen versenden

Einige Tage bevor das Meeting stattfindet, sollten Sie an alle Teilnehmer einen Fragebogen zum Projektverlauf versenden. Dadurch werden alle angeregt über das Projekt zu reflektieren. Außerdem wird automatisch die Vorbereitungszeit für alle reduziert, weil sie von Frage zu Frage geführt werden.

Hier geht's zur Fragebogenvorlage.

3. Grundregeln festlegen

Das Debriefing ist ein Meeting, in dem offen über Probleme gesprochen werden soll. Damit das Debriefing erfolgreich werden kann, ist eine positive Arbeitsatmosphäre nötig. Es ist ein schmaler Grat, über eine Situation zu diskutieren oder sich darüber zu beschweren. Mit diesen Regeln sollte es einfacher sein, in das Debriefing zu Starten.

• Sein Sie konstruktiv, nicht destruktiv. Benennen Sie das Problem und konzentrieren Sie sich auf die Lösung
• Werden Sie nicht persönlich. Es geht nicht darum, die Schuld auf jemanden abzuwälzen, sondern stattdessen Herausforderungen zu meistern und Lösungen für die Zukunft zu finden.
• Jeder soll die Chance bekommen, seine Sicht zu schildern und Lösungsvorschläge vorzubringen
• Respektiren Sie den Standpunkt der anderen

Stellen Sie sicher, dass das Debriefing von der Atmosphäre her einen Ort darstellt, an dem die Teammitglieder ihre ehrliche Meinung loswerden können, ohne bewertet zu werden.

4. Agenda vorbereiten und versenden

Mit den Ergebnissen aus dem Fragebogen können Sie die Agenda aufstellen. Wie bei jedem Meeting ist es empfehlenswert eine Agenda im Vorfeld an alle Beteiligten zu versenden. So sparen Sie sich diesen Punkt zu Beginn des Meetings und alle haben die Gelegenheit sich besser auf das Meeting vorzubereiten.

Die Agenda für das Debriefing könnte so aussehen:

• Bestandsaufnahme

  • Wurden die Projektziele erreicht?
  • Ist der Kunde zufrieden mit dem Ergebnis?
  • Wurden Maßnahmen nicht abgeschlossen?

• Analyse / Diskussion

  • Was lief gut / schlecht?
  • Haben wir etwas unterschätzt / überschätzt?
  • Sollten wir deshalb bestimmte Prozesse stoppen / etablieren?
  • Gab es einen Zeitpunkt an dem das Projekt gekippt ist?

• Maßnahmen

  • sofortige Maßnahmen
  • mittelfristige Maßnahmen

5. Das Debriefing

Der Ton macht die Musik

Planen Sie ruhig 5 Minuten zu beginn des Meetings ein für etwas Smalltalk, damit Sie die Stimmung lockert. Sobald es losgeht, erinnern Sie worum es gerade geht: Konstruktivität.
Es geht nicht darum, die Schuld auf jemanden zu schieben, sondern darum Wege zu finden die Organisation und das Team zu verbessern. Die Reflexion findet über das ICH, nicht das DU statt.

Review des Projekts

Hier geht es um Fakten. Um das Projekt zu verstehen, muss man sich erst einen Überblick verschaffen.

Analyse

Identifizieren Sie Ursachen von Erfolgen und Fehlern.
Dies ist der wichtigste Teil des Debriefing. Aber auch der Heikelste, wenn die Teilnehmer mit diesem Format noch nicht vertraut sind.
Um eine offene Diskussion zu starten, beginnen Sie doch selbst über einen Fehler zu sprechen, der ihnen unterlaufen ist.

Lektion gelernt

Leiten Sie konkrete Maßnahmen aus Ihrer Analyse ab, damit Ihr Team zukünftig erfolgreiche Prozesse reproduzieren kann und gemachte Fehler vermeidet. Übertreiben Sie es jedoch nicht mit der Anzahl der Maßnahmen, damit Sie auch im laufenden Betrieb umzusetzen sind.

Das Protokoll

Ein Schriftführer hält alles fest. Zusätzlich können Sie auf einem Whiteboard oder einer Flipchart wichtige Punkte festhalten. Das Protokoll und die Maßnahmen sollten Sie möglichst schnell nach dem Meeting an alle Teilnehmer verschicken.

Wenn Sie echtes Interesse an neuen Ansichten haben, lohnt sich der anfängliche Aufwand für Planung und Durchführung eines Debriefings. Frische Ideen in alle möglichen Richtungen bleiben sonst vielleicht im Verborgenen.
Viel Erfolg - und Spaß - bei Ihrem ersten Debriefing!