Für das Projektportfolio Ihres Unternehmens ist es wichtig, dass Sie regelmäßige und effektive Meetings abhalten. Besonders beim Portfoliomanagement im Rahmen von Unternehmenstransformationen ist eine regelmäßige Besprechung essenziell für den Projekterfolg. Diese Meetings dienen dazu, alle am Projekt Teilnehmenden auf den aktuellen Stand zu bringen.
Wir haben ein paar Tipps und Tricks für Sie gesammelt, mit denen Ihr nächstes Meeting mit Sicherheit ein Erfolg wird!
1. Agenda
Die Agenda ist der wichtigste Punkt in der Planung, der Umsetzung sowie in der Nachbereitung eines Meetings. Hier sollten Sie klare Angaben bezüglich der Dauer, des Ablaufs sowie eines eventuellen Themas der Besprechung machen. Dadurch wird für Sicherheit und Struktur in der Besprechung gesorgt.
Jedes Projektmitglied sollte über den aktuellen Kalender verfügen und diesen vor sich haben, um immer auf dem aktuellsten Stand zu sein. Das Gespräch kann direkt beginnen und wird so kurz wie möglich und effizient abgehalten.
Teammitglieder sollten vorab überdenken, welche spezifischen Informationen sie teilen möchten und ob diese jeweils auch für die gesamte Gruppe relevant sind.
2. Pünktlichkeit
Beginnen und beenden Sie Meetings pünktlich. Als Chef oder Leiter des Meetings sollten Sie hier mit gutem Beispiel vorangehen. Hier gehören auch die Ankündigung des Meetings und die Absprache mit teilnehmenden Personen dazu. Sie sollten Besprechungen pünktlich ankündigen, sodass es allen Teilnehmern möglich ist, sich den Termin im Kalender freizuhalten oder ggf. andere Termine zu verschieben, um pünktliches Erscheinen zum Meeting selbst zu gewährleisten.
Über die Funktion des Google Kalenders ist es möglich, Termine frühzeitig in alle Kalender der Teilnehmer einzutragen. Diese können dann zu- oder absagen. So werden Wartezeiten verhindert und jeder Teilnehmer wird vor Beginn der Besprechung über eine Erinnerung informiert. Durch die Kennzeichnung im Kalender sehen alle Mitarbeiter, wer wann im Meeting ist. Dadurch werden normalerweise keine Termine gelegt, die sich überschneiden und die Zeit der Teilnehmenden wird optimal genutzt.
3. Zeit Management
Wenn Sie ein Meeting ansetzen, sollte dieses zeitlich gut strukturiert sein. Hierfür werden gewisse Time Slots für die einzelnen Gesprächspunkte festgelegt. Für die Einschätzung der Gesamtdauer des Meetings sind diese hilfreich und ermöglichen den Teilnehmern, ihre Arbeit entsprechend zu planen.
4. Leiten
Leiten Sie das Meeting anhand des roten Fadens der Agenda und achten Sie darauf, dass jeder zu Wort kommt und alle relevanten Punkte besprochen werden. Hierbei hilft Ihnen die Funktion der Time Slots, welche pro Punkt auf der Agenda vergeben werden und nicht überschritten werden sollten, um eine Besprechung nicht unnötig in die Länge zu ziehen.
Als leitende Person sollten Sie ebenfalls auf die inhaltliche Qualität der Gesprächsthemen achten. In der Besprechung sollten nur Bereiche aufgegriffen und diskutiert werden, welche wirklich alle Teilnehmer betreffen. Verweisen Sie hier gerne auf abteilungsgebundene Meetings zu den einzelnen Themengebieten.
Um dennoch das Abkommen vom eigentlichen Thema zu verhindern oder zu lange an nebensächlichen Themen zu verweilen, helfen Ihnen folgende Punkte:
- Arbeiten Sie Punkt für Punkt der Reihe nach ab
- Wichtige Ergebnisse werden dokumentiert
- Sorgen Sie für die Einhaltung des Zeitplans
- Vergewissern Sie sich zum Ende, dass alle relevanten Informationen gehört und verstanden wurden
Neben einer ausgeklügelten Meetingstruktur umfasst eine gut durchdachte Governance alles, was Sie und Ihre Organisation brauchen, um Ihr Projektportfolio auf die strategischen Ziele Ihres Unternehmens auszurichten und transparent zu halten. In diesem Blogartikel liefern wir Ihnen neben einer Standarddefinition Empfehlungen und Best Practice Ansätze dazu, wie Sie eine sinnvolle Governance aufsetzen: Effektive Projekt Portfolio Governance: Definition und Leitfaden für PMOs
5. Zuständigkeit
Die letzten Minuten der Besprechung sollten Sie für das Klären von Zuständigkeiten und Fragen nutzen. Neue Beschlüsse oder Vorhaben müssen gezielt umgesetzt werden. Um nicht am Ende die doppelten oder gar keine Ergebnisse zu haben, sollten Sie planen, wer für welche Bereiche verantwortlich ist. So können Ihre Mitarbeiter effektiv arbeiten.
6. Überprüfen
Überprüfen Sie regelmäßig die Strukturen der Meetings. Oft bürgert sich eine Routine ein, die nicht mehr zu den entsprechenden Themen, den Teilnehmern oder der aktuellen Situation passt. Prüfen Sie auch das Zeitmanagement der Besprechung! So können gewisse Punkte vielleicht verkürzt oder ggfs. intensiver behandelt werden. Damit sorgen Sie für ein effektives Arbeiten innerhalb des Unternehmens für alle Teilnehmenden.
Mit der Zeit gestalten sich einige Besprechungen vielleicht sogar als überflüssig, bspw. aufgrund einer veränderten Unternehmensstruktur. Was früher Thema eines gesamten Meetings war, genügt heute in einem anderen Meeting als Unterpunkt. Beachten Sie jedoch hierbei, dass nur Themen, die für alle Teilnehmer relevant sind, besprochen werden.
7. Auflockern
Auch wenn das effektive Abarbeiten der Themengebiete in Meetings oberste Priorität hat, sollten Sie immer wieder auch Zeit für den persönlichen Austausch oder kleine „Motivatoren“ einräumen. Ihr Team sollte das Gefühl haben, frei von der Leber Ideen im Meeting vorschlagen zu können. Dies dient nicht nur der Teamstruktur, sondern ist auch vorteilhaft für den Workflow. Ein kleines Spiel hin und wieder zu Beginn lockert die Stimmung auf und sorgt für Abwechslung und gute Laune.
Diese Tipps bieten Ihnen einen Leitfaden, mit dem Sie für Struktur und einen reibungslosen Ablauf Ihrer Meetings sorgen können. Da viele Unternehmen virtuell arbeiten, haben wir im folgenden Teil noch einige Tipps für digitale Besprechungen für Sie zusammengestellt.
8. Nachbereitung
Ein wichtiger Bestandteil Ihres Meetings ist die Nachbereitung. Hier sollten Sie Besprochenes festhalten und für alle zugänglich teilen. So können Sie gewiss sein, dass jeder über die besprochenen Informationen verfügt und diese bei Bedarf abrufen kann. Besonders bei einer umfangreichen Besprechung hilft die Nachbereitung, Stress zu mindern und einen klaren Kopf zu behalten. Sie können sich hierbei an der Agenda orientieren und alle Ergebnisse der Reihe nach festhalten.
Für die Nachbereitung von Meetings können Sie ebenso ein vorgefertigtes Formular einsetzen, welches um die aktuellen Punkte ergänzt wird. So bleiben Ihre Aufzeichnungen strukturiert und transparent einsehbar für die Teilnehmenden.
Erfolgreiche Online-Meetings
Hinsichtlich der aktuellen Lage arbeiten viele Unternehmen im Homeoffice und halten ihre Meetings virtuell via Video ab. Nachfolgend finden Sie einige Tipps, welche Ihnen die Planung und Umsetzung von Besprechungen via Teams, Zoom, etc. erleichtern.
Die oben genannten Tipps sind in ihrer Form auch virtuell umsetzbar, jedoch gibt es einige Tricks, mit denen Sie das Meeting über eine Online-Plattform noch besser umsetzen können.
Zuerst stellen wir Ihnen einmal drei der besten Meeting Plattformen vor. Anhand dieser können Sie sich einen guten Überblick verschaffen und die am besten geeignete für Ihr Unternehmen wählen.
Zoom:
Zoom ist ein Tool, welches zur Online-Kommunikation genutzt wird. Anrufe finden in HD-Qualität statt und können ein Volumen bis zu 500 Teilnehmer umfassen. Zoom sorgt für hohe Interaktivität, weshalb Inhalte während der Videokonferenz geteilt und vermerkt werden können. Die Funktion Meetings aufzuzeichnen erweist sich bei großen Besprechungen als sehr sinnvoll, da Teilnehmer, welche nicht mit dabei sein konnten, diese im Nachgang erneut anschauen können. Der Kalender lässt sich integrieren und auch die Chat-Funktion vereinfacht die Nutzung.
Für kleine Teams liegt die Jahreslizenz von Zoom bei 139 €.
Cisco Webex:
Die einfach aufgebaute Videokonferenz Plattform bietet zahlreiche Funktionen der Video- oder Audiokommunikation und ist daher für etwas größere Unternehmen angedacht. Mit jedem internetfähigen Gerät können Sie an Konferenzen über den Browser teilnehmen, ohne eine App zu installieren. Die Plattform nutzt für ausreichende Sicherheit eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung und ermöglicht ebenfalls das Aufzeichnen von Videokonferenzen. Sie verfügt über anpassbare Layouts, persönliche Räume und eine “call-me” Funktion. Hier können Sie sich vom Meeting anrufen lassen und müssen sich nicht selbst einwählen. Ein Vorteil hierbei ist, dass Sie nicht zu spät zu einer Besprechung beitreten oder diese gar vergessen.
Preislich liegt man bei Webex mit dem Starter-Paket, welches 150 Teilnehmer umfasst, bei einem Jahresbeitrag von ca. 154 €.
Teams:
Microsoft Teams wird als Kommunikationsplattform für Besprechungen oder Projektportfoliogruppen genutzt. Neben Videokonferenzen können Chats in individuellen Gruppen abgehalten werden. Ebenso verfügt Teams über einen Newsfeed und persönlichen Speicherplatz. Die Nutzung kann hier ebenso per App oder über den Webbrowser von jedem beliebigen Gerät erfolgen. Mit der Office 365 Funktion lassen sich Dokumente online und zeitgleich innerhalb des Teams bearbeiten. Zudem lassen sich viele Business-Apps wie Evernote oder Trello mit der Plattform verknüpfen. Eine neue Funktion sind sog. Breakout-Rooms. Hierbei handelt es sich um verschiedene Einzelbesprechungen, die im Rahmen einer großen Besprechung stattfinden. Besonders für Gruppenarbeiten ist dies sehr sinnvoll und erleichtert die Zusammenarbeit.
Mit dem Office 365 Business Standard Paket, welches Ihnen die Nutzung von bis zu 300 Teilnehmern und einen Speicherplatz von 1TB ermöglicht, liegen Sie bei 126€ im Jahr. Darüber hinaus können Sie das Meeting aufzeichnen und sich Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Access und Publisher als Desktop-Version installieren.
Der richtige Channel
Nutzen Sie Kanäle, welche über eine Videofunktion verfügen. Dies hilft die Distanz zu verringern, sorgt für mehr Persönlichkeit und trägt insgesamt dazu bei, den Alltags-Meetings ein Stück näher zu sein. Wählen Sie Plattformen, welche über bspw. eine Chat-Funktion verfügen. Chats helfen dabei, wichtige Informationen zu teilen oder Besprechungsergebnisse festzuhalten. Des Weiteren können Dokumente, Dateien oder Links unter den Meeting Teilnehmern geteilt werden.
Ausrüstungscheck
Sorgen Sie dafür, dass jeder Mitarbeiter über die entsprechende Ausrüstung verfügt. Dies sollte im Voraus abgeklärt werden, um Verzögerungen der Besprechung zu verhindern. Ebenfalls sollten die Geräte und Meeting Räume gerade zu Beginn der Nutzung gecheckt werden. Störungen wie Geräusche, Fehlverbindungen oder ungültige Zugangslinks können so vorab durch Planen behoben werden.
Plan B
Auch wenn die Technik fortschrittlich und nicht mehr aus dem Alltag wegzudenken ist, kann immer wieder etwas schiefgehen. Programme können technische Probleme aufweisen oder müssen in zeitaufwendigen Verfahren aktualisiert werden. Deshalb sollten Sie immer eine Alternative als Back-up parat haben.
Mit Hilfe dieser Tipps wird Ihr nächstes Meeting sicher erfolgreich verlaufen - ob vor Ort oder digital.
Haben Sie bei den vielen Meetings den Überblick über Ihr Projektportfolio verloren? Dann haben wir hier noch eine nützliche Ressource zur Projektportfolioplanung für Sie! Planen Sie jetzt Ihren nächsten Projektstart. Tipp: Dieser lässt sich auch super in einem Online-Meeting umsetzen und via Videokonferenz planen.
